Hva er de forskjellige kontoradministrasjonsjobbene?

Begrepet Kontoradministrasjon brukes ofte med henvisning til kontorstøtteposisjoner.Innenfor dette området er det en rekke stillinger med varierende ansvarsnivå.Mens noen kontoradministrasjonsjobber gir administrasjonsstøtte til spesifikke ledere, ledere eller avdelinger utelukkende, hjelper andre kontoret som helhet.Ettersom både definisjonen av administrasjon og behovet for administrativ bistand vokser, brukes mange jobbtitler om hverandre og varierer fra arbeidsplass til arbeidsplass.

Kontoradministrasjonsjobber på inngangsnivå inkluderer vanligvis slike ansvarsområder som åpning, sortering og distribusjon av post og arkivering, skriver, samler og skriver ut dokumenter.Å svare på telefoner, hilse på innkommende besøkende og anskaffe forfriskninger for møter og lunsjer kan også være inkludert i en stillingsbeskrivelse for inngangsnivå.Dataregistrering og kundeservicesenterjobber er også tidvis inkludert i denne gruppen.Jobbtitler kan omfatte resepsjonskontor, resepsjonist, junioradministrativ assistent eller filkontor.

Administratorjobber på mellomnivå inkluderer ofte slikt ansvar som å svare på e-post- og telefonforespørsler på vegne av organisasjonen, arrangere møter og reise for personalet, ta minutterunder møter og bestiller kontorrekvisita.Avhengig av organisasjonens størrelse, kan noen kontorer ansette en administrativ fagperson på mellomnivå i hver avdeling, som deretter fungerer som avdelingens koordinator.Disse jobbene kan ha slike titler som administrativ assistent, administrativ koordinator eller kontorsjef.

Senior Office Administration Jobs håndterer det høyeste ansvarsnivået i kontoradministrasjon og involverer ofte å jobbe tett med ledere eller andre medlemmer av toppledelsen.I små organisasjoner kan seniorkontoradministrator til og med håndtere ansvar som ellers kan kreve en hel avdeling, for eksempel markedsføring, HR eller regnskap.Typiske ansvarsområder inkluderer administrasjon av utøvende reiseruter, opprette manualer og dokumenter for møter, godkjenne ordre om kontorrekvisita, delta på møter i stedet for ledere når det er nødvendig, opprette utøvelsesrapporter og oppføre seg som "portvakt" og noen ganger talsperson for en eller flere ledere.I tillegg til å samarbeide tett med ledelsen, kan seniorpersonell også føre tilsyn med administrasjonsnivå for administrasjonsnivå og delegere oppgaver til dem.Disse jobbene kan ha slike titler som Executive Assistant, Executive Coordinator eller Senior Administrative Assistant.