Jakie są różne prace administracyjne biur?

Termin Administracja biurowa jest najczęściej używana w odniesieniu do stanowisk wsparcia biurowego.W tym obszarze istnieje wiele pozycji o różnym poziomie odpowiedzialności.Podczas gdy niektóre zadania administracyjne biurowe zapewniają wsparcie administracyjne określonych kierowników, menedżerów lub działów wyłącznie, inni pomagają biurze jako całość.W miarę wzrostu zarówno definicji administracji, jak i potrzeby pomocy administracyjnej, wiele tytułów pracy jest używanych zamiennie i różni się w zależności od miejsca pracy.

Zadania administracyjne biurowe na poziomie podstawowym zwykle obejmują takie obowiązki, jak otwieranie, sortowanie i dystrybucja poczty i dokumentów, pisania, zestawu i drukowania dokumentów.Odpowiadanie na telefony, powitanie przychodzących odwiedzających i nabywanie poczęstunku na spotkania i obiady mogą być również zawarte w opisie stanowiska na poziomie podstawowym.Wprowadzanie danych i obsługa obsługi klienta są również czasami zawarte w tej grupie.Tytuły pracy mogą obejmować urzędnika recepcji, recepcjonistę, młodszy asystent administracyjny lub urzędnik plików.

Zadania administracyjne na średnim poziomie często obejmują takie obowiązki, jak odpowiadanie na e-mail i zapytania telefoniczne w imiepodczas spotkań i zamawiania materiałów biurowych.W zależności od wielkości organizacji niektóre biura mogą zatrudnić profesjonalistę administracyjnego na średnim poziomie w każdym dziale, który następnie działa jako koordynator tego działu.Zadania te mogą mieć takie tytuły, jak asystent administracyjny, koordynator administracyjny lub kierownik biura.

Praca w administracji starszych biur obsługuje najwyższy poziom odpowiedzialności w administracji biurowej i najczęściej obejmują ściśle współpracę z kierownictwem lub innymi członkami kierownictwa wyższego szczebla.W małych organizacjach starszy administrator biurowy może nawet poradzić sobie z obowiązkami, które w przeciwnym razie mogłyby wymagać całego działu, takiego jak marketing, HR lub rachunkowość.Typowe obowiązki obejmują zarządzanie trasami wykonawczymi, tworzenie podręczników i dokumentów na spotkania, zatwierdzanie zamówień na dostawy biurowe, uczestnictwo w spotkaniach zamiast kadry kierowniczej w razie potrzeby, tworzenie raportów wydatków kierowniczych oraz działanie jako „strażnik”, a czasem rzecznik jednego lub więcej kierownictwa.Oprócz ścisłej współpracy z zarządem, starsi specjaliści mogą również nadzorować pracowników administracyjnych na poziomie podstawowym i delegować do nich zadania.Te zadania mogą mieć takie tytuły, jak asystent wykonawczy, koordynator wykonawczy lub starszy asystent administracyjny.