Come si monitora le spese operative?

Tenere traccia delle spese operative è importante per il successo di qualsiasi azienda.Per capire cosa costa gestire l'azienda, è essenziale avere un metodo strutturato per identificare e classificare ogni spesa.Fortunatamente, il processo di stabilire una procedura per la pubblicazione delle spese aziendali e il recupero dei dati in qualche tipo di formato utilizzabile non è difficile.

Per gestire correttamente la pubblicazione delle spese operative, l'azienda deve stabilire almeno alcuni record di contabilità di base.Questi record possono essere mantenuti in copia cartacea, ma l'utilizzo del software contabile può spesso semplificare l'attività con relativa facilità.Se non sei sicuro di come impostare i record, la maggior parte dei pacchetti software di contabilità gratuiti e basati su commissioni forniranno istruzioni di base che ti aiuteranno a determinare quali elementi di linea dovrebbero essere pubblicati in quale categoria.Una volta che hai i libri in atto, il processo di pubblicazione è facile da seguire.

Un aspetto molto importante del monitoraggio delle spese operative è non scoraggiare pubblicazioni regolari nei libri contabili.A seconda della natura del business, può essere vantaggioso pubblicare articoli non appena vengono ricevuti.Le piccole imprese a domicilio e altre piccole imprese potrebbero essere in grado di pubblicare tutti gli articoli un giorno ogni settimana commerciale senza creare problemi con il budget operativo.Anche se non c'è molto da pubblicare, scegliere di farlo quotidianamente riduce al minimo le possibilità che una fattura del fornitore venga fuori luogo, mai pubblicato e quindi mai pagato fino a quando un secondo avviso non viene inviato dal fornitore.

Con i libri di contabilità stabiliti e pubblicati in atto, la fase successiva di monitoraggio delle spese operative è quella di generare rapporti che suddividono tali spese in gruppi.La maggior parte del software di contabilità include un rapporto di reddito/spesa pre-formattato che ti consentirà di confrontare ciò che sta arrivando con ciò che sta uscendo in un periodo di tempo specificato.È anche possibile creare un rapporto personalizzato che confronti sia le entrate che i costi operativi con il budget operativo.Ciò consente non solo di confermare che vengono ricevute entrate sufficienti per coprire le spese, ma anche se stai ancora operando nel budget.Eseguendo questi rapporti su base settimanale, è possibile regolare le spese di conseguenza, aumentando le date di pagamento su alcuni debiti in sospeso o ritardando alcuni pagamenti al fine di impedire il superamento del budget durante il prossimo periodo.

Insieme al monitoraggio delle spese operative per assicurarsi che il budget dell'azienda rimanga bilanciato, è importante controllare le spese operative associate a segmenti specifici dell'operazione e assicurarsi che l'investimento in tali segmenti stia contribuendo al processo di generazione di entrate.Ad esempio, se si nota che le spese all'interno del dipartimento delle vendite sono in aumento, ma le vendite sono state stagnanti negli ultimi sei mesi, ciò indica la necessità di apportare alcune modifiche all'interno di quell'area dell'operazione.Da questo punto di vista, il monitoraggio dei costi operativi significa che le entrate in arrivo sono utilizzate in modo più efficiente, la linea di fondo è mantenuta il più sana possibile e le possibilità di costruire riserve operative per l'uso con progetti futuri sono fattibili.