Wat is een bedrijfsrecord?

Een bedrijfsrecord is een document dat elk type zakelijke handel opneemt.De termen worden vaak gebruikt om alle documenten te omvatten die achtergrondinformatie bieden over interacties met klanten en potentiële klanten, evenals records die betrekking hebben op specifieke transacties die zich voordoen tussen een leverancier of leverancier en een klant.Het doel van het bijhouden van een bedrijfsrecord is om documentatie te kunnen produceren die verband houdt met een specifieke transactie en de exacte volgorde van gebeurtenissen te identificeren die plaatsvonden als onderdeel van die transactie.Veel regeringen vereisen dat bedrijven die binnen hun grenzen opereren een strategie voor records management ontwikkelen die een breed scala aan records bijhoudt die zowat elk aspect van de bedrijfsoperatie bestrijken.

Binnen een bedrijf kan een bedrijfsrecord betrekking hebben op verschillende functies.Hoewel veel mensen de neiging hebben om dit soort bedrijfsdocument te denken dat ze te maken hebben met verkoop aan klanten, is het feit dat de term ook wordt toegepast op een breed scala aan documenten.Dit omvat boekhoudbron -documenten zoals aanvragen, inkooporders, pakkinglijsten, facturen en de betalingen die zijn uitgegeven voor die facturen.Werkgelegenheidscontracten en personeelsmap worden ook beschouwd als aan de basiscriteria van een bedrijfsrecord, omdat die documenten aanzienlijke transacties presenteren in de levensduur van het bedrijf.Zelfs interoffice memoranda, notulen van bestuurs- of beleggersbijeenkomsten en persberichten worden vaak beschouwd als in de brede categorie van een bedrijfsrecord.

De belangrijkste functie van een bedrijfsrecord is om de geschiedenis achter specifieke gebeurtenissen in het leven van het bedrijf te documenteren.Het personeelsbestand van een werknemer zal bijvoorbeeld waardevolle gegevens verstrekken met betrekking tot het inhuren van de persoon, alle prijzen of disciplinaire acties die worden ondernomen, aanpassingen aan lonen of salaris, en de omstandigheden rond het ontslag of beëindiging van het dienstverband.Dit type gegevens beschermen de

werkgever

tegen claims van onwettige beëindiging of andere soorten kosten die een werknemer kan brengen.Tegelijkertijd kan de details in een personeelsmap ook in het voordeel van de werknemer werken als de werkgever geen bepaalde gebeurtenissen heeft gedocumenteerd of acties onderneemt die buiten het bestek van de huidige arbeidswetten vallen.

Het bijhouden van nauwkeurige gegevens is essentieel voor het verstrekken van documentatie met betrekking tot gegenereerde inkomsten, operationele kosten en de voorbereiding van belastingaangiften.In het geval van een audit zal een bedrijf met een solide bedrijfsrecordbeleid het gemakkelijk vinden om documenten te produceren die de cijfers ondersteunen die zijn ingediend bij de retouren.Dit maakt het gemakkelijker om elk regelitem op de belastingaangifte te verifiëren en het opleggen van late kosten en andere boetes te voorkomen die van toepassing zouden zijn als het bedrijf geen documenten zou kunnen bieden om die cijfers te ondersteunen.