Cos'è un record aziendale?

Un record aziendale è un documento che registra qualsiasi tipo di attività commerciale.I termini vengono spesso utilizzati per comprendere tutti i documenti che forniscono background sulle interazioni con clienti e potenziali clienti, nonché record che si riferiscono a transazioni specifiche che si verificano tra un fornitore o un fornitore e un cliente.Lo scopo di mantenere un record aziendale è quello di essere in grado di produrre documentazione correlata a una transazione specifica e identificare l'esatta sequenza di eventi verificatisi come parte di tale transazione.Molti governi richiedono alle aziende che operano all'interno dei loro confini di sviluppare una strategia di gestione dei record che mantenga una vasta gamma di record che coprono quasi ogni aspetto delle operazioni commerciali.

All'interno di un'azienda, un record aziendale può essere riferito a diverse funzioni.Mentre molte persone tendono a pensare a questo tipo di documento aziendale come a che fare con le vendite effettuate ai clienti, il fatto è che il termine viene applicato anche a una vasta gamma di documenti.Ciò include documenti di fonte contabile come richieste, ordini di acquisto, liste di imballaggio, fatture e pagamenti emessi per tali fatture.I contratti di lavoro e la cartella del personale sono inoltre considerati per adattarsi ai criteri di base di un record aziendale, poiché tali documenti presentano transazioni significative nella vita dell'azienda.Anche i memorandum interoffici, i verbali delle riunioni di consigliere o degli investitori e i comunicati stampa sono spesso considerati nell'ampia categoria di un record commerciale.

La funzione principale di qualsiasi record aziendale è documentare la storia dietro eventi specifici nella vita dell'azienda.Ad esempio, il file del personale di un dipendente fornirà dati preziosi in merito all'assunzione dell'individuo, a eventuali premi o azioni disciplinari prese, aggiustamenti ai salari o stipendi e le circostanze che circondano le dimissioni o la risoluzione dell'occupazione.I registri di questo tipo proteggono il datore di lavoro

dalle affermazioni di risoluzione illegale o altri tipi di addebiti che un dipendente può portare.Allo stesso tempo, i dettagli in una cartella del personale possono anche lavorare a vantaggio del dipendente se il datore di lavoro non ha documentato determinati eventi o intraprendono azioni al di fuori dell'ambito delle attuali leggi sul lavoro.

Il mantenimento di registri accurati è essenziale per fornire documentazione relativa alle entrate generate, alle spese operative e alla preparazione delle dichiarazioni fiscali.In caso di audit, una società con una solida politica di registrazione aziendale troverà facile produrre documenti a supporto delle cifre presentate sui rendimenti.In questo modo rende più facile verificare ogni elemento della riga sulla dichiarazione dei redditi ed evitare l'imposizione di commissioni in ritardo e altre penalità che si applicherebbero se l'azienda non potesse fornire documenti per eseguire il backup di tali dati.