Wat is het documentbeheerproces?

Het documentbeheerproces is een systeem waarin documenten worden georganiseerd en opgeslagen voor toekomstige referentie.Dit proces kan rudimentair zijn, zoals wanneer iemand bonnen in een schoenendoos met weinig of geen organisatie plaatst.Het proces kan ook zeer geavanceerd, zoals wanneer een bedrijf een complexe set scanners heeft bedacht om informatie te verzamelen, organiseren en huisvesting te verzamelen, geëxtraheerd uit vooraf ontworpen vormen die referentienummers worden toegewezen voordat ze worden gecatalogiseerd en gearchiveerd in magazijnen.In beide gebeurtenissen zijn de basiselementen van het documentbeheer vastgesteld.

Over het algemeen houdt documentbeheer zich aan het idee dat documenten moeten worden verzameld, geordend en gearchiveerd volgens een soort plan voor een gemeenschappelijk doel.In de meeste gevallen wordt documentbeheer gebruikt omdat de persoon of het bedrijf van plan is om de toekomstige behoefte van de documenten te gebruiken of moet rekening houden met de toekomstige behoefte van de documenten.De informatie in die documenten kan in het algemeen worden verenigd of gegroepeerd volgens een soort behoefte of doel, zoals boekhouding, geschiedenis of regelgevende naleving.

Op kleine schaal past elke individuele belastingbetaler het documentbeheerproces toe bij het organiseren van belastingdocumenten voorJaarlijkse indiening.Over het algemeen zullen documenten die nodig zijn voor het jaar worden gegroepeerd in één, gemakkelijk te vinden plaats, zoals een map in een archiefkast.De eenheid van de documenten, zoals ontvangsten, rekeningen, bijdragen en belastingformulieren, bestaat uit de totale vereiste om een jaarlijks belastingformulier in te vullen en de nodige documentatie te hebben om de inzendingen op het belastingformulier te ondersteunen.Wanneer de aangifte wordt ingediend en de ondersteunende documentatie is bijgevoegd, wordt de resulterende bundel van informatie en documenten vaak geplaatst met belastingaangiften vorig jaar, georganiseerd volgens het jaar.Dit is een basisvorm van documentatiebeheer.

Documentbeheer kan ook complex, betrokken, multi-ingepakt en duur zijn.Vooral bij grote bedrijven die consumenteninformatie verzamelen, is effectief documentbeheer van cruciaal belang.Een financiële instelling heeft bijvoorbeeld vaak een complete belegger, rigoureus papierwerk voorafgaand aan investeringen.De instelling kan door regelgevende autoriteiten niet alleen worden vereist om specifieke informatie van de klant te verzamelen, maar ook om de informatie op een bepaalde manier te organiseren en de documentatie gedurende een bepaalde periode in een toegankelijk formaat te onderhouden.Dienovereenkomstig kan die instelling een complex documentbeheerproces gebruiken.

In een dergelijk voorbeeld, zodra het bedrijf het eerste papierwerk ontvangt, kan het Hardcopy -formulier worden gescand in een digitale afbeelding en naar een netwerk van computerdatabases worden verzonden voor de verzameling en organisatie van informatie.De hardcopy kan vervolgens een referentienummer worden toegewezen, in een doos geplaatst volgens een datum- en tijdstempel, en verzonden naar een magazijn dat zijn eigen set documentbeheerproces gebruikt.In het geval dat de hardcopy nodig is om een geschil te verduidelijken of aan een wettelijke vereiste te voldoen, kan deze gemakkelijk worden opgehaald uit een enorm archief van soortgelijk papierwerk.