Vad är dokumenthanteringsprocessen?

Dokumenthanteringsprocessen är ett system där dokument är organiserade och lagrade för framtida referens.Denna process kan vara rudimentär, till exempel när någon sätter kvitton i en skobox med liten eller ingen organisation.Processen kan också mycket sofistikerad, till exempel när ett företag har utformat en komplex uppsättning skannrar för att samla in, organisera och husinformation extraherad från fördesignade former som tilldelas referensnummer innan de katalogiseras och arkiveras i lager.I båda fallen har de grundläggande delarna i dokumenthanteringen antagits.

I allmänhet följer dokumenthanteringen uppfattningen att dokument måste samlas in, beställas och arkiveras enligt någon typ av plan för ett gemensamt syfte.I de flesta fall används dokumenthantering eftersom individen eller företaget planerar att använda eller måste redovisa det framtida behovet av information från dokumenten.Informationen i dessa dokument kan i allmänhet förenas eller grupperas enligt någon typ av behov eller syfte, såsom redovisning, historia eller lagstiftning.

I liten skala tillämpar alla enskilda skattebetalare dokumenthanteringsprocessen när man organiserar skattedokument för attÅrlig arkivering.I allmänhet kommer dokument som är nödvändiga för året att grupperas på en, lätt att hitta plats, till exempel en mapp i ett arkivskåp.Dokumentens enhet, till exempel kvitton, räkningar, bidrag och skatteformulär, består av det övergripande kravet för att fylla i ett årligt skatteformulär och ha den nödvändiga dokumentationen för att stödja uppgifterna i skatteformuläret.När avkastningen lämnas in och den stödjande dokumentationen bifogas, placeras det resulterande paketet med information och dokument ofta med före års skattedeklarationer, organiserade enligt året.Detta är en grundläggande form av dokumentationshantering.

Dokumenthantering kan också vara komplex, involverad, multistegd och dyr.Särskilt med stora företag som samlar in konsumentinformation är effektiv dokumenthantering avgörande.Till exempel har en finansiell institution ofta en investerare fullständig involverad, rigorös pappersarbete före investeringar.Institutionen kan krävas av tillsynsmyndigheter inte bara för att samla in specifik information från klienten, utan för att organisera informationen på ett visst sätt och upprätthålla dokumentationen i ett tillgängligt format under en viss tidsperiod.Följaktligen kan den institutionen använda en komplex dokumenthanteringsprocess.

I ett sådant exempel, när företaget har fått det första pappersarbetet, kan hårddiskformuläret skannas till en digital bild och skickas till ett nätverk av datordatabaser för insamling och organisation av information.Hardcopy kan sedan tilldelas ett referensnummer, placeras i en låda enligt en datum- och tidsstämpel och skickas till ett lager som använder sin egen uppsättning av dokumenthanteringsprocess.I händelse av att hårddisken behövs för att klargöra en tvist eller tillfredsställa ett lagstiftningskrav kan det enkelt hämtas från ett stort arkiv med liknande pappersarbete.