Jaký je proces správy dokumentů?

Proces správy dokumentů je systém, ve kterém jsou dokumenty organizovány a ukládány pro budoucí odkaz.Tento proces může být základní, například když někdo vloží příjmy do krabičky bot s malou nebo žádnou organizací.Proces může také vysoce sofistikovaný, například když společnost vymyslela komplexní sadu skenerů, které mají shromažďovat, organizovat a informace extrahované z předem navržených formulářů, které jsou přidělena referenční čísla před katalogizací a archivována ve skladech.V obou případech byly přijaty základní prvky správy dokumentů.Ve většině případů je správa dokumentů zaměstnána, protože jednotlivec nebo společnost plánuje používat nebo musí odpovídat za budoucí potřebu informací z dokumentů.Informace v těchto dokumentech mohou být obecně sjednoceny nebo seskupeny podle určitého typu potřeby nebo účelu, jako je účetnictví, historie nebo dodržování předpisů.roční podání.Obecně budou dokumenty nezbytné pro tento rok seskupeny na jednom, snadno dostupném místě, jako je složka v skříňce na podání.Jednota dokumentů, jako jsou příjmy, účty, příspěvky a daňové formuláře, sestává z celkového požadavku na vyplnění ročního daňového formuláře a má nezbytnou dokumentaci na podporu příspěvků na daňovém formuláři.Po podání návratu a připojená podpůrná dokumentace je výsledný svazek informací a dokumentů často umístěn s daňovým přiznáním předchozího roku, organizovaný podle roku.Toto je základní forma správy dokumentace.

Správa dokumentů může být také složitá, zapojená, více-krotká a drahá.Zejména u velkých společností, které shromažďují informace o spotřebitele, je efektivní správa dokumentů kritická.Například finanční instituce má často zapojené investory, přísné papírování před investicí.Instituce mohou být vyžadovány regulačními orgány nejen proto, aby shromažďovaly konkrétní informace od klienta, ale také uspořádaly informace určitým způsobem a udržovaly dokumentaci v přístupném formátu po určenou dobu.Tato instituce proto může využít komplexní proces správy dokumentů.

V takovém příkladu, jakmile společnost obdrží počáteční papírování, může být formulář na skenování na digitální obraz a odeslán do sítě počítačových databází pro sběr a organizaci informací.Hardcopy pak může být přiděleno referenční číslo, umístěné do krabice podle datu a časového razítka a odesláno do skladu, který využívá vlastní sadu procesu správy dokumentů.V případě, že je potřebná k objasnění sporu nebo splnění regulačního požadavku, může být snadno načtena z obrovského archivu podobného papírování.