Qual è il processo di gestione dei documenti?

Il processo di gestione dei documenti è un sistema in cui i documenti sono organizzati e archiviati per riferimento futuro.Questo processo può essere rudimentale, come quando qualcuno mette le ricevute in una scatola da scarpe con poca o nessuna organizzazione.Il processo può anche essere altamente sofisticato, come quando una società ha ideato un insieme complesso di scanner per raccogliere, organizzare e ospitare informazioni estratte da forme pre-progettate che sono assegnati numeri di riferimento prima di essere catalogato e archiviato nei magazzini.In entrambi i casi, sono stati emanati gli elementi di base della gestione dei documenti.

In generale, la gestione dei documenti aderisce all'idea che i documenti debbano essere raccolti, ordinati e archiviati in base a qualche tipo di piano per uno scopo comune.Nella maggior parte dei casi, la gestione dei documenti è impiegata perché l'individuo o la società prevede di utilizzare o deve tenere conto delle esigenze future delle informazioni dai documenti.Le informazioni in tali documenti possono essere generalmente unificate o raggruppate in base a qualche tipo di necessità o scopo, come contabilità, storia o conformità normativa.

su piccola scala, ogni singolo contribuente applica il processo di gestione dei documenti durante l'organizzazione di documenti fiscali perArchiviazione annuale.In generale, i documenti necessari per l'anno saranno raggruppati in un luogo facile da facile da trovare, come una cartella in un archivio.L'unità dei documenti, come entrate, fatture, contributi e moduli fiscali, consiste nel requisito generale per completare un modulo fiscale annuale e avere la documentazione necessaria per sostenere le voci sul modulo fiscale.Quando viene archiviato il rendimento e viene allegata la documentazione di supporto, il fascio risultante di informazioni e documenti viene spesso collocato con le dichiarazioni dei redditi dell'anno precedente, organizzato secondo l'anno.Questa è una forma di base di gestione della documentazione. La gestione dei documenti può anche essere complessa, coinvolta, multi-passo e costosa.Soprattutto con le grandi aziende che raccolgono informazioni sui consumatori, un'efficace gestione dei documenti è fondamentale.Ad esempio, un istituto finanziario ha spesso un investitore completo coinvolto e rigorose scartoffie prima dell'investimento.L'istituzione può essere richiesta dalle autorità di regolamentazione non solo per raccogliere informazioni specifiche dal cliente, ma di organizzare le informazioni in un certo modo e mantenere la documentazione in un formato accessibile per un determinato periodo di tempo.Di conseguenza, tale istituzione può utilizzare un processo di gestione dei documenti complesso.

In tale esempio, una volta che la società riceve i documenti iniziali, il modulo HardCopy può essere scansionato in un'immagine digitale e inviato a una rete di database di computer per la raccolta e l'organizzazione delle informazioni.A HardCopy può quindi essere assegnato un numero di riferimento, inserito in una scatola in base a una data e tempo e inviato a un magazzino che impiega il proprio set di processo di gestione dei documenti.Nel caso in cui la Copia hardicopia sia necessaria per chiarire una controversia o soddisfare un requisito normativo, può essere facilmente recuperato da un vasto archivio di scartoffie simili.