Jaki jest proces zarządzania dokumentami?

Proces zarządzania dokumentami jest systemem, w którym dokumenty są zorganizowane i przechowywane w przyszłości.Proces ten może być podstawowy, na przykład gdy ktoś umieszcza rachunki w pudełku na buty z niewielką lub żadną organizacją.Proces ten może również wysoce wyrafinowany, na przykład gdy korporacja opracowała złożony zestaw skanerów do zbierania, organizowania i informacji domowych wyodrębnionych z pre-zaprojektowanych form, które mają przypisane numery referencyjne przed katalogą i zarchiwizowaniem w magazynach.W obu przypadkach wprowadzono podstawowe elementy zarządzania dokumentami. Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie dokumentami przestrzega poglądu, że dokumenty należy zbierać, zamówić i zarchiwizować zgodnie z pewnym rodzajem planu dla wspólnego celu.W większości przypadków zarządzanie dokumentami jest stosowane, ponieważ indywidualna lub firma planuje korzystać lub musi uwzględniać przyszłą potrzebę informacji z dokumentów.Doroczne zgłoszenie.Ogólnie rzecz biorąc, dokumenty niezbędne na rok będą pogrupowane w jednym, łatwym do znalezienia miejsce, takie jak folder w szafce na dokumenty.Jedność dokumentów, takich jak wpływy, rachunki, składki i formularze podatkowe, składa się z ogólnego wymogu ukończenia rocznego formularza podatkowego i posiadania niezbędnej dokumentacji wspierania wpisów w formularzu podatkowym.Po złożeniu zwrotu i dołączono dokumentację uzupełniającą, wynikowy pakiet informacji i dokumentów jest często umieszczany w zeznaniach podatkowych z poprzedniego roku, zorganizowanej według roku.Jest to podstawowa forma zarządzania dokumentacją.

Zarządzanie dokumentami może być również złożone, zaangażowane, wieloetapowane i drogie.Szczególnie w przypadku dużych firm, które zbierają informacje konsumenckie, skuteczne zarządzanie dokumentami ma kluczowe znaczenie.Na przykład instytucja finansowa często zawiera inwestor, rygorystyczne dokumenty przed inwestycją.Instytucja może być wymagana przez organy regulacyjne nie tylko do zbierania konkretnych informacji od klienta, ale także do uporządkowania informacji w określony sposób i utrzymania dokumentacji w dostępnym formacie przez określony okres czasu.W związku z tym instytucja może zastosować złożony proces zarządzania dokumentami.

W takim przykładzie, gdy firma otrzyma początkowe dokumenty, formularz hardkopii może zostać skanowany na obraz cyfrowy i wysyłany do sieci komputerowych baz danych do gromadzenia i organizacji informacji.Hardcopy można następnie przypisać numer referencyjny, umieszczony w polu zgodnie z datą i znaczkiem czasowym, i wysłać do magazynu, który wykorzystuje własny zestaw procesu zarządzania dokumentami.W przypadku, gdy hardkopia jest potrzebna do wyjaśnienia sporu lub spełnienia wymogu regulacyjnego, można go łatwo odzyskać z ogromnego archiwum podobnych dokumentów.