Hvad er dokumentstyringsprocessen?

Dokumentstyringsprocessen er et system, hvor dokumenter er organiseret og gemt til fremtidig reference.Denne proces kan være rudimentær, såsom når nogen lægger kvitteringer i en skoboks med ringe eller ingen organisation.Processen kan også stærkt sofistikeret, såsom når et selskab har udtænkt et komplekst sæt scannere til at indsamle, organisere og huseinformation, der er udvundet fra foruddesignede former, der er tildelt referencenumre, før de bliver katalogiseret og arkiveret i lager.I begge tilfælde er de grundlæggende elementer i dokumentstyringen vedtaget.

Generelt overholder dokumentstyring til forestillingen om, at dokumenter skal indsamles, bestilles og arkiveres i henhold til en eller anden form for plan til et fælles formål.I de fleste tilfælde anvendes dokumentstyring, fordi individet eller virksomheden planlægger at bruge eller skal redegøre for det fremtidige behov for oplysningerne fra dokumenterne.Oplysningerne i disse dokumenter kan generelt forenes eller grupperes i henhold til en eller anden form for behov eller formål, såsom regnskab, historie eller lovgivningsmæssig overholdelse.

I en lille skala anvender enhver individuel skatteyder dokumentstyringsprocessen, når der organiseres skattedokumenter tilÅrlig arkivering.Generelt vil dokumenter, der er nødvendige for året, blive grupperet på et, let at finde sted, såsom en mappe i et arkivskab.Enheden i dokumenterne, såsom kvitteringer, regninger, bidrag og skatteformer, består af det samlede krav om at udfylde en årlig skatteformular og har den nødvendige dokumentation til at støtte posterne på skatteformularen.Når afkastet er indgivet, og den understøttende dokumentation er vedhæftet, placeres det resulterende bundt af information og dokumenter ofte med foregående års selvangivelser, der er organiseret efter året.Dette er en grundlæggende form for dokumentationsstyring.

Dokumentstyring kan også være kompleks, involveret, multi-trappet og dyr.Især med store virksomheder, der indsamler forbrugerinformation, er effektiv dokumentstyring kritisk.For eksempel har en finansiel institution ofte en investor komplet involveret, strengt papirarbejde inden investering.Institutionen kan være påkrævet af regulerende myndigheder ikke kun for at indsamle specifikke oplysninger fra klienten, men for at organisere oplysningerne på en bestemt måde og vedligeholde dokumentationen i et tilgængeligt format i et bestemt tidsrum.I overensstemmelse hermed kan denne institution anvende en kompleks dokumentstyringsproces.

I et sådant eksempel, når virksomheden har modtaget det indledende papirarbejde, kan hardkopi -formularen scannes til et digitalt billede og sendes til et netværk af computerdatabaser til indsamling og organisering af information.Hardcopy kan derefter tildeles et referencenummer, placeret i en kasse i henhold til et dato- og tidsstempel og sendt til et lager, der anvender sit eget sæt dokumentstyringsproces.I tilfælde af at hardkopien er nødvendig for at afklare en tvist eller opfylde et lovgivningsmæssigt krav, kan det let hentes fra et stort arkiv med lignende papirer.