Hva er de forskjellige typene anskaffelsesløsninger?

Det er fire typer anskaffelsesløsninger som vanligvis finnes i forretningsmiljøet.Alle disse fire løsningene krever betydelig kompetanse for å sette opp, støtte og administrere.Anskaffelser eller innkjøp er et begrep som brukes for å beskrive aktivitet relatert til anskaffelse av varer og tjenester for en virksomhet eller organisasjon.En innkjøpsløsning kan være et elektronisk verktøy, programvareløsning, tredjepartsleverandør eller avtalte tjenester.

Det er en økende trend mot elektronisk anskaffelse, noe som reduserer tiden som kreves for å fullføre kjøpesyklusen ved å bruke elektroniske dokumenter, automatiske godkjenninger og relaterte arbeidsflytverktøy.For å sette opp en elektronisk anskaffelsesløsning, må leverandører lage en online produktkatalog, komplett med varebeskrivelser og priser.Forretningsbrukere må ha en metode for å få tilgang til katalogen, velge varene sine og gi en betalingsmetode.Mange store selskaper har et elektronisk anskaffelsessystem integrert i det økonomiske systemet.

Nesten alle datamaskinregnskapssystemer inkluderer flere anskaffelsesløsninger.Hvert av de forskjellige regnskapssystemene gir en rekke funksjonaliteter i anskaffelsessystemet.Standard anskaffelsesløsninger gir verktøy for å lage innkjøpsrekvisisjoner, bestillinger, bud og anbud.Muligheten til å behandle varekvitteringer, avkastning av varer og fakturaer kan være en del av anskaffelsesløsningen eller regnskapssystemet.Integrering av anskaffelser og regnskap krever en betydelig mengde innsats og kan ikke være mulig med alle systemer.

En tredjepartsleverandør blir ofte kontrakt for å levere og støtte proprietære anskaffelsesløsninger.I denne modellen er anskaffelsesprogramvaren fullt vert, administrert og støttet av leverandøren.Brukere i firmaet er utstyrt med brukerkontoer og muligheten til å utføre kjøpsaktiviteten som kreves i hans eller hennes posisjon.

Aktivitetsrapporter, kostnadsbesparelser og revisjonsstier blir gitt til toppledelsen på månedlig eller kvartalsvis basis.Denne typen anskaffelsesløsninger er populær blant små firmaer med flere, eksterne kontorer.Kostnadene for å implementere og støtte en internettbasert anskaffelsesløsning kan være uoverkommelig høye.

Kontrakterte servicefirmaer som tilbyr anskaffelsesløsninger er vanligvis fokusert på å gi kompetanse innen de tradisjonelle anskaffelsestjenestene.Disse områdene inkluderer anbud, auksjonsstyring, forespørsler om forslag om forslag og kontraktsforhandlinger.I små og mellomstore firmaer forekommer ikke disse aktivitetene veldig ofte.Ansatte har ikke tilstrekkelig mulighet til å utvikle ferdighetsnivået som er nødvendig for å fullføre disse oppgavene effektivt.Anskaffelser representerer et område med mulig besparelse for de fleste firmaer, og det er viktig å bruke de riktige ressursene for å få disse besparelsene.