Hva er innkjøpsordningsstyring?

Innkjøpsordreadministrasjon er en intern forretningsregnskapsfunksjon.Bedrifter bruker en kjøpsprosess for å skaffe varelager, driftsmidler og andre varer som er nødvendige for å produsere varer eller tjenester.Innkjøpsordrer representerer et internt dokument som gir spesifikk autorisasjon for å kjøpe forskjellige ressurser.Større selskaper har vanligvis en mer veldefinert innkjøpsbestillingsprosess enn mindre bedrifter.Store selskaper oppretter retningslinjer for innkjøpsordre for å sikre at ansatte følger standard driftsprosedyrer for denne prosessen.

Bedriftseiere utpeker vanligvis innkjøpsordre myndighet til visse individer i virksomheten.Bedriftseiere, styremedlemmer og ledere på utøvende nivå tillater ofte operative ledere å godkjenne innkjøpsordrer for avdelingen sin.Innkjøpsordrer for betydelige dollarbeløp, for eksempel flere tusen dollar, er de eneste innkjøpsordrene som trenger en utøvende autorisasjon.Bedriftseiere og utøvende ledere delegerer denne muligheten til å sikre at selskapets forretningsdrift kan fortsette uten overdreven tilsyn.

Selskaper kan bruke et innkjøpsordningsstyringssystem som krever en gjennomgang av flere leverandører eller leverandører.Dette kravet sikrer at selskapet får lavest mulig kostnad for økonomiske ressurser.Produksjons-, produksjons- og byggefirmaer bruker ofte et bud/forslag innkjøpsordre.Et bud/forslagssystem lar leverandører og leverandører presentere et selskap med spesifikk informasjon knyttet til økonomiske ressurskjøp.Leverandører og leverandører vil skissere kostnadene for hver vare, leveringsprosess som er tilgjengelig og tid som trengs for å fullføre alle tjenester som er oppført på bud/forslag.Denne prosessen lindrer selskapet fra å gjøre store mengder fotarbeid knyttet til økonomisk ressursinnsamling.

Store bedrifter har ofte en innkjøpsavdeling som utelukkende er ansvarlig for å skaffe ressurser.Denne avdelingen tar den autoriserte innkjøpsordren og sender den til leverandøren eller leverandøren.Innkjøpsavdelingen gjennomgår tilgjengeligheten av varer for å sikre at leverandøren kan fullføre alle kontraktsforpliktelser på innkjøpsordren.Oppfølgingsproblemer eller endringer i innkjøpsordren kan sendes til den operative sjefen for hans godkjenning.Innkjøpsavdelingen er ganske enkelt en mellomliggende funksjon som håndterer bestillingsprosessen i innkjøpsordningsstyringssystemet.

Når varene eller tjenestene er mottatt eller fullført, vil leverandører og leverandører sende selskapet en faktura for å be om betaling.Dette begynner den endelige prosessen i innkjøpsordningsstyringssystemet.Fakturaen blir gjennomgått av selskapets regnskapsavdeling.I regnskapsavdelingen er betalbar kontoer ansvarlig for å gjennomgå papirarbeid og utstede betalinger.Mange selskaper bruker et treveis kampsystem.Kontoer som betales funksjonærer vil gjennomgå den interne innkjøpsordren mot mottaker- og leverandørfakturaer.Bedrifter vil bare utstede betalinger når alle tre papirer som samsvarer.Accounting Clerks vil legge inn informasjonen i selskapets regnskapsprogramvare, skrive ut en sjekk og ha et autorisert signatørstigning i utstedelsesbetalingen til leverandøren.