Cos'è la gestione degli ordini di acquisto?

La gestione degli ordini di acquisto è una funzione di contabilità aziendale interna.Le aziende utilizzano un processo di acquisto per acquisire inventari, attività operative e altri articoli necessari per produrre beni o servizi.Gli ordini di acquisto rappresentano un documento interno che fornisce un'autorizzazione specifica per l'acquisto di risorse diverse.Le aziende più grandi di solito hanno un processo di ordine di acquisto più ben definito rispetto alle piccole imprese.Le grandi aziende creano politiche di gestione degli ordini di acquisto per garantire che i dipendenti seguano procedure operative standard per questo processo.

Gli imprenditori di solito designano l'autorità di ordine di acquisto a determinate persone nel settore.Gli imprenditori, i direttori e i dirigenti a livello di esecutivo spesso consentono ai gestori operativi di approvare gli ordini di acquisto per il loro dipartimento.Gli ordini di acquisto per importi significativi in dollari, come diverse migliaia di dollari, sono gli unici ordini di acquisto che necessitano dell'autorizzazione di un dirigente.Gli imprenditori e i dirigenti dirigenti delegano questa capacità di garantire che le operazioni commerciali dell'azienda possano continuare senza una supervisione eccessiva. Le aziende possono utilizzare un sistema di gestione degli ordini di acquisto che richiede una revisione di diversi fornitori o fornitori.Questo requisito garantisce che l'azienda ottiene il costo più basso possibile per le risorse economiche.Le società di produzione, produzione e costruzioni utilizzano comunemente un sistema di ordini di acquisto di offerta/proposta.Un sistema di offerta/proposta consente ai fornitori e ai fornitori di presentare a una società informazioni specifiche relative agli acquisti di risorse economiche.I fornitori e i fornitori delineneranno i costi per ciascun articolo, il processo di consegna disponibile e il tempo necessario per completare tutti i servizi elencati sull'offerta/proposta.Questo processo sostiene alla società di fare abbondanti quantità di gioco relative all'acquisizione di risorse economiche.

Le grandi imprese hanno spesso un dipartimento di acquisto esclusivamente responsabile dell'acquisizione di risorse.Questo dipartimento prende l'ordine di acquisto autorizzato e lo invia al venditore o al fornitore.Il dipartimento degli acquisti esamina la disponibilità di merci per garantire che il venditore possa completare tutti gli obblighi contrattuali sull'ordine di acquisto.Problemi di follow-up o modifiche all'ordine di acquisto possono essere inviati al direttore operativo per la sua approvazione.Il dipartimento di acquisto è semplicemente una funzione intermedia che gestisce il processo di ordinazione nel sistema di gestione degli ordini di acquisto.

Una volta ricevuti o completati i beni o i servizi, i fornitori e i fornitori invieranno una fattura alla società per richiedere il pagamento.Questo inizia il processo finale del sistema di gestione degli ordini di acquisto.La fattura viene esaminata dal dipartimento contabilità dell'azienda.Nel dipartimento contabile, i conti pagabili sono responsabili della revisione delle scartoffie per l'ordine di acquisto e dell'emissione di pagamenti.Molte aziende utilizzano un sistema di corrispondenza a tre vie.Gli impiegati pagabili dai conti esamineranno l'ordine di acquisto interno rispetto alle fatture riceventi e al fornitore.Le aziende emetteranno pagamenti solo quando tutti e tre i documenti corrispondono.Gli impiegati contabili inseriranno le informazioni nel software di contabilità dell'azienda, stampano un assegno e avranno un firmatore autorizzato nel pagamento del problema al fornitore.