Hva er en småkontantbok?

Når et selskap trenger å gjøre et lite kjøp, brukes ofte en småkontantbok eller konto.Petty Cash er et lite beløp, vanligvis mindre enn hundre dollar, som holdes i form av kontanter av en depotmottaker.Når en ansatt kjøper med små kontantmidler, gjøres en oppføring i en hovedbok som kalles en småkontantbok.

Siden selskapets kredittkort vanligvis blir utstedt til en liten prosentandel av ansatte, kan det være nødvendig med små kontanter for en rekke utgifter.Et vanlig eksempel vil være en kontorsjef som bruker små kontanter for å kjøpe kontorrekvisita til selskapet.Det er mindre ansvar for et selskap å tillate et lite beløp å frigjøres om gangen i stedet for å utstede et bedriftskredittkort til kontorsjefen.

I tillegg er det tid og kostnader forbundet med å skrive en sjekk for utgifteri stedet for å bruke små kontanter.Akkurat som med debetkort eller kredittkort, er det vanligvis et begrenset antall personer med sjekkskriving og signeringsprivilegier.Det er mye lettere å ta penger fra en småkontantkonto enn å gå gjennom sjekkskrivingsprosessen.

Det er viktig at alle penger hentet fra en småkontantkonto erstattes med spesifikke kuponger eller kvitteringer og registrert på riktig måte i små kontanterbok.Dette tjener et dobbelt formål.For det første sikrer det at hver utgifter blir debitert til riktig konto, for eksempel kontorrekvisita, landskapsarkitektur osv. For det andre gir den mulighet for enkel avstemming av kontoen, noe som betyr at mengden kontanter på hånden pluss eventuelle kvitteringer eller kuponger bør børLik totalen som er vist i den små kontantboka.

Noen kontorforsyningslager selger småkontantkonvolutter i stedet for småkontantbøker.Dette er store, tetningsbare konvolutter som har både pengene og kvitteringene og har et journalpostskjema trykt på utsiden.Hver debet til den små kontantkontoen blir registrert på dette skjemaet, og det er en enkel måte å holde rede på pengene.En ny konvolutt kan brukes med jevne mellomrom, som en gang i måneden eller kvartalet, eller når nye penger legges til kontoen etter at den er redusert til et visst nivå.

I disse moderne tider kan små kontantkontoer også registreres i enDatamaskinregnskapsprogram i stedet for en liten kontantbok.Forvaringsmannen for kontoen må være forsiktig, for å sørge for at hver reduksjon i små kontanter blir registrert i datamaskinen.Det må også belastes riktig konto, akkurat som om en sjekk ble utstedt.