Qu'est-ce qu'un petit livre de caisse?
Lorsqu'une entreprise doit effectuer un petit achat, un petit livre ou un compte est souvent utilisé.Petty Cash est une petite somme d'argent, généralement moins de cent dollars, qui est détenue sous forme d'argent par un gardien.Lorsqu'un employé effectue un achat avec des fonds de Petty Cash, une entrée est effectuée dans un grand livre appelé un livre de caisse.
Étant donné que les cartes de crédit de l'entreprise sont généralement émises à un petit pourcentage d'employés, les petits espèces peuvent être nécessaires pour une variété de dépenses.Un exemple courant serait un gestionnaire de bureaux utilisant Petty Cash pour acheter des fournitures de bureau pour l'entreprise.Il y a moins de responsabilité pour qu'une entreprise autorise la libération d'une petite somme d'argent à la fois plutôt que d'émettre une carte de crédit d'entreprise au directeur de bureau.
En outre, il y a du temps et des coûts associés à la rédaction d'un chèque pour les dépensesplutôt que d'utiliser de la petite caisse.Tout comme avec les cartes de débit ou les cartes de crédit, il y a généralement un nombre limité de personnes avec des privilèges de rédaction et de signature de chèque.Il est beaucoup plus facile de prendre de l'argent à un compte à petits espèces que de passer par le processus de rédaction de chèques.
Il est essentiel que tous les fonds prélevés d'un compte à petits espèces soient remplacés par des bons ou des reçus spécifiques et enregistrés de manière appropriée dans le petit espèceslivre.Cela sert un double objectif.Premièrement, il garantit que chaque dépense est débitée sur le compte approprié, par exemple, les fournitures de bureau, l'aménagement paysager, etc. Deuxièmement, il permet la simple réconciliation du compte, ce qui signifie que le montant en espèces en main plus les recettes ou les bons devraitégal le total indiqué dans le livre de caisse à petite.Ce sont de grandes enveloppes scelables qui contiennent à la fois l'argent et les reçus et ont un formulaire d'entrée de journal imprimé à l'extérieur.Chaque débit du compte Petty Cash est enregistré sur ce formulaire, et c'est un moyen facile de garder une trace de l'argent.Une nouvelle enveloppe peut être utilisée périodiquement, comme une fois par mois ou un trimestre, ou lorsque de nouveaux fonds sont ajoutés au compte une fois qu'il a été réduit à un certain niveau.
En ces temps modernes, les comptes de caisse petits peuvent également être enregistrés dans unProgramme de comptabilité informatique plutôt qu'un petit livre de caisse.Le gardien du compte doit être prudent, pour s'assurer que chaque réduction de la petite caisse est enregistrée dans l'ordinateur.Il doit également être facturé sur le bon compte, comme si un chèque était émis.