Hva er prosjektporteføljestyring?

I motsetning til tradisjonell prosjektledelse, som bare fokuserer på hvert enkelt prosjekt i et selskap, vurderer prosjektporteføljestyring (PPM) hele organisasjonens prosjekter.PPM er derfor kontrollert analyse og koordinering av selskapets prosjekter.Med bruk av verktøy, programvare og prosesser, tillater PPM ofte ressursallokering og optimal sekvensering av prosjekter.Det kan også analysere den største avkastningen til et selskap ved å identifisere de prosjektene som er mest meningsfulle.Til syvende og sist kan prosjektporteføljestyring inkorporere alle organisasjonens forretningsmessige mål og redusere forekomsten av overlapping eller ressursdraining-prosjekter.

Project Portfolio Management (PPM) er den koordinerte analysen og kontrollen av selskapets prosjekter.Selv om mange forretningsfolk anses som relevante for informasjonsteknologi, kan PPM med hell implementeres av de fleste bransjer.Bedrifter foretar ofte flere prosjekter samtidig som kan begrense ressurser som penger, tid, mennesker og kapasitet.Et sannsynlig mål med prosjekt- og porteføljestyring er å fordele disse ressursene for å hjelpe selskapet til å få størst fortjeneste.PPM kan også hjelpe ledere med å bestemme optimal blanding og sekvensering av foreslåtte prosjekter mens de vurderer faktorer i den virkelige verden.

Når organisasjoner foretar prosjekter, forplikter de seg ofte til betydelige investeringsnivåer.Prosjektporteføljestyring blir noen ganger sammenlignet med porteføljestyring ved at begge krever tilsyn med investeringer.PPM lar ofte ledere optimalisere, balansere og kontinuerlig finjustere porteføljene sine, og dermed oppnå større avkastning mens de reduserer den totale risikoen.

Spesifikke verktøy, programvare og prosesser gir ofte grunnlaget for prosjektporteføljestyring.For eksempel kan bruk av beslutningstrær med forgrenende noder detaljere hvert potensielt prosjekt i forhold til en enkelt portefølies budsjett.Det er således sannsynlig at ledere bruker denne informasjonen til å bestemme hvilke prosjekter som kan og ikke kan gis.Et annet verktøy kan bygge et sentralisert sirkulært syn på prosjekter der usunn, lav verdi eller dupliserte prosjekter blir relatert til utsiden av sirkelen.Medlemmer av prosjektlederteamet kan da beregne estimert avkastning på investering for alle prosjekter og publisere et øyeblikksbilde av porteføljens forventede ytelse for å måle hvilke prosjekter som er mest meningsfulle.

De forskjellige målingene og strategiene som PPM gir, kan hjelpe ledere med å oppnå spesifikke forretningsmessige mål.For eksempel, i stedet for å fokusere bare på prosjektmarkedsføring og utvikling, inkluderer prinsippene for PPM vanligvis ytterligere viktige faktorer som finansiering, etterspørsel fra kunder og forbruk av selskapets ressurser.Dermed kan beslutningen om å investere i og prosessene for å fortsette med et prosjekt gjenspeile sammenligninger av fordeler med kostnader.

Et annet klart kjennetegn ved PPM er dens evne til å evaluere og prioritere prosjekter.Hvert prosjekt valgt av et selskap må ofte vurderes med tanke på sin forretningsverdi og overholdelse av politikken.Når selskapets virksomhetsoppsøkende evner utvides, vil porteføljen sannsynligvis også vokse.Dermed hjelper prosjektporteføljestyring ofte selskaper med å avslå oppgaver som tapper ressurser og aksepterer prosjekter som gir mening når det.En prosjektleder vil dermed sannsynligvis avgjøre hvordan hvert prosjekt bidrar til den samlede oppnåelsen av porteføljen, hvis noe prosjekt kan indusere en negativ innvirkning på prosjekter som kommer og hvilke prosjekter i porteføljen er avhengig av andre.Å jobbe på dette nivået kan kreve oppsummering av nøkkeldata for å unngå overbelastning av informasjon.Prosjektporteføljestyring kan dermed gi et sYnopsis of Performance and Progress samt en måling av estimater mot faktiske kostnader.

Prosessene til prosjektporteføljestyring anses ofte som verdifulle i tider med økonomisk motgang, men noen selskaper implementerer disse strategiene som hverdagslige praksis.Uten PPM kan en organisasjon oppleve overlappende eller overflødige prosjekter, prosjekter som fungerer ved kryssformål eller de som ikke er i samsvar med forretningsstrategier.Slike fallgruver vil sannsynligvis oppstå fordi hvert prosjekt kan se bra ut på papir, men reelle verdier er kanskje ikke synlige før de blir analysert med resultatdrevne verktøy.