Co to jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów biznesowych lub BPA to strategia, która służy do optymalizacji i usprawnienia niezbędnych procesów używanych do prowadzenia firmy, wykorzystując najnowszą technologię do automatyzacji funkcji związanych z wykonywaniem tych procesów.Ideą BPA jest umożliwienie firmie uzyskania największej korzyści, wykorzystując wszystkie dostępne zasoby, aby uzyskać najlepszą przewagę, przy jednoczesnym utrzymaniu kosztów operacji jak najniższych.To pomaga umożliwić firmie generować większe zyski i osiągnąć poziom stabilności, który byłby trudny do realizacji bez użycia automatyzacji.

Istnieje wiele różnych podejść do automatyzacji procesów biznesowych, większość strategii identyfikuje trzy podstawowe etapy, które muszą mieć miejsce, aby automatyzacja zakończyła się powodzeniem.Pierwszy etap jest znany jako orkiestracja .W tej fazie menedżerowie współpracują z specjalistami automatyzacji, takimi jak programiści technologii informatycznych, aby ocenić potrzeby firmy, zbadać szczegóły każdego sektora operacji biznesowej i określają, gdzie technologia może usprawnić kroki związane z każdym z tych sektorów.Podczas orkiestracji wszystkie zaangażowane strony starają się również określić, w jaki sposób każdy sektor może być bardziej skutecznie powiązany z użyciem odpowiedniego sprzętu i oprogramowania, a z kolei mają pozytywny wpływ na ogólne wysiłki produkcyjne.Właśnie tutaj definiuje się strategię automatyzacji i przygotowywaną do wdrażania w kulturze firmy.

Po orkiestracji kolejna faza automatyzacji procesów biznesowych jest znana jako integracja .Podczas tej fazy każdy dział w firmie jest stopniowo wprowadzany do nowej technologii.Po wdrożeniu i funkcjonowaniu zaliczek, następny dział w procesie wdrażania jest rozwiązany, a sekwencja trwa, dopóki wszystkie sektory firmy nie będą zaangażowane w automatyzację.To przyrostowe podejście umożliwia szybką identyfikację i wdrożenie wszelkich nieprzewidzianych problemów operacyjnych, które zmaterializują się na każdym poziomie działu, przed rozszerzeniem automatyzacji o więcej działów.Idealnie oznacza to, że po zakończeniu wdrożenia każdy dział reaguje pozytywnie ze zwiększoną wydajnością w wyniku nowych zautomatyzowanych procesów.

Ostateczna faza automatyzacji procesów biznesowych jest czasem określana jako Dynamic Integracja lub Wykonanie .Jest to faza, w której ustanowione teraz zautomatyzowane procesy w każdym dziale są dalej zintegrowane w celu dostarczania danych innym działom.Na przykład w pełni funkcjonalnej sytuacji automatyzacji procesów biznesowych dane z działu sprzedaży automatycznie przepływają do należności, co z kolei udostępnia dane dotyczące zamówień fakturowanych ze sprzedażą, różnymi poziomami zarządzania i innych w organizacji, które wymagają dostępu do tych danych.Wykonanie na tym poziomie tworzy również dwukierunkowy przepływ danych, umożliwiając sprzedawcom i menedżerom ds. Sprzedaży łatwe uzyskanie danych o zamówieniach złożonych przez ich klientów, w tym dat wysyłki, dat faktur i kiedy faktury zostały zapłacone.

Firmy dowolnej wielkości mogą skorzystać z korzystania z automatyzacji procesów biznesowych.Zakładając, że zautomatyzowane procesy pomagają wykonywać funkcje w sposób bardziej wydajny niż procesy ręczne, firma obniża wydatki operacyjne i jest ustawiona w celu zapewnienia produktu przy niższych kosztach.To z kolei oznacza, że większy zysk jest zarabiany na każdej sprzedanej jednostce, co jest ważne dla sukcesu niemal każdego przedsiębiorstwa.