Thỏa thuận dự phòng là gì?

Thỏa thuận dự phòng là một loại hợp đồng cung cấp các hành động cụ thể sẽ diễn ra nếu một sự kiện hoặc chuỗi sự kiện cụ thể sẽ được thông qua.Các điều khoản được tìm thấy trong loại thỏa thuận này một cách hiệu quả như một kế hoạch sao lưu khi một sự kiện được bảo hiểm diễn ra và quy trình thông thường và điển hình thường được theo sau bởi các bên liên quan không còn khả thi.Các doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp này như một phương tiện để chuẩn bị cho khả năng một số sự kiện có thể đe dọa hoạt động liên tục của doanh nghiệp, đôi khi bằng cách sử dụng một loạt các nhà cung cấp đồng ý cung cấp một số hàng hóa hoặc dịch vụ nếu các nhà cung cấp thông thường không thể thực hiện đượcnghĩa vụ.

Ý tưởng đằng sau một thỏa thuận dự phòng là chuẩn bị cho một hoặc nhiều sự kiện có thể có tác dụng phụ nếu không có kế hoạch nào được đưa ra.Ví dụ, nhà cung cấp cuộc gọi hội nghị xử lý tất cả các dịch vụ cung cấp cho khách hàng trong một trung tâm cuộc gọi duy nhất có thể tham gia vào một thỏa thuận của loại này với một nhà cung cấp tương tự như một phương tiện để đảm bảo dịch vụ cho khách hàng không bị gián đoạn trong trường hợp trung tâm cuộc gọibị vô hiệu hóa do một số loại thảm họa tự nhiên.Các điều khoản của Thỏa thuận dự phòng sẽ tiếp tục phác thảo quy trình, theo đó việc chuyển dữ liệu khách hàng sẽ diễn ra, bao gồm cả việc định tuyến lại số hội nghị từ các cầu teleconference của công ty bị ảnh hưởng sang nhà cung cấp thứ cấp.Thông thường, các điều khoản của thỏa thuận cũng sẽ giải quyết các quy trình để chuyển các số đó trở lại sau khi trung tâm cuộc gọi ban đầu được tăng và chạy trở lại.Thỏa thuận dự phòng có thể được sử dụng trong một số ứng dụng.Ví dụ, một người tiêu dùng muốn xây dựng một ngôi nhà mới có thể ký hợp đồng với một kiến trúc sư để đưa ra một thiết kế.Thanh toán cho các nỗ lực của kiến trúc sư có thể phụ thuộc vào người tiêu dùng có được khoản vay để tài trợ cho việc xây dựng thực tế.Nếu khoản vay không được chấp thuận, kiến trúc sư không được bồi thường và duy trì quyền kiểm soát các kế hoạch và sử dụng chúng miễn phí trong một dự án khác vào một ngày sau đó.Không có gì lạ khi các công ty thiết lập một thỏa thuận dự phòng với nhà cung cấp thứ cấp của một số nguyên liệu thô rất cần thiết cho hoạt động liên tục của quy trình sản xuất.Ở đây, các điều khoản thường sẽ chỉ định rằng nếu nhà cung cấp chính không thể điền đơn đặt hàng đang chờ xử lý, nhà cung cấp thứ cấp sẽ đảm nhận quyền kiểm soát đơn đặt hàng đó và cung cấp các tài liệu cần thiết trước thời hạn được ghi theo thứ tự.Cách tiếp cận này cho phép tránh sự chậm trễ tốn kém trong sản xuất ảnh hưởng xấu đến điểm mấu chốt của công ty và có thể có thể gây thiệt hại quan hệ giữa công ty và cơ sở khách hàng.