Một nhân viên kỹ thuật làm gì?

Một nhân viên kỹ thuật thường được dự kiến sẽ thực hiện các nhiệm vụ thư ký điển hình, nhưng một sự nhấn mạnh thường được đặt vào kiến thức về các nhiệm vụ kỹ thuật trong lĩnh vực kỹ thuật mdash;một nền tảng mà không phải mọi thư ký đều có.Một ví dụ về nhiệm vụ thường xuyên ở vị trí này là nộp giấy tờ, thường bao gồm các thông báo về các thay đổi đối với hoạt động và danh sách các yêu cầu dự án kỹ thuật.Kiến thức về hồ sơ điện tử cũng rất quan trọng, đó là lý do tại sao các thư ký kỹ thuật dự kiến sẽ có kỹ năng với phần mềm và cơ sở dữ liệu.Mặc dù các nhân viên thuộc loại này có thể cần phải thực hiện nhiều nhiệm vụ văn thư thông thường hơn, chẳng hạn như gửi email và trả lời điện thoại văn phòng, họ cũng xử lý các nhiệm vụ phức tạp hơn, chẳng hạn như đảm bảo tính chính xác của hướng dẫn kỹ thuật, thu thập dữ liệu vào biểu mẫu báo cáo và tính toán để đảm bảo rằngTài nguyên dự án được quản lý với tiềm năng tối đa của chúng.

Thư ký kỹ thuật điển hình chịu trách nhiệm nộp và biên dịch một loạt các tài liệu.Hầu hết các thư ký kỹ thuật dự kiến có thể tạo và duy trì một hệ thống nộp đơn để giữ cho các thủ tục giấy tờ được tổ chức.Một số tài liệu quan trọng nhất có xu hướng quan tâm đến nhân sự, bởi vì người ở vị trí này cần nộp giấy tờ nhân viên ban đầu, hồ sơ đào tạo và bất kỳ ghi chú nào liên quan đến các hành động kỷ luật của nhân viên trong bộ phận kỹ thuật.Ngoài ra, hầu hết các công việc nhân viên kỹ thuật liên quan đến việc tổ chức các thủ tục giấy tờ liệt kê các yêu cầu cho các dự án và bất kỳ thay đổi nào đối với hoạt động, đảm bảo rằng các quy tắc được tuân thủ và thời hạn được đáp ứng.Những tài liệu này thường cần được cập nhật liên tục và dễ dàng truy cập để những người phụ trách có thể truy cập chúng bất cứ lúc nào.

Nộp đơn không chỉ liên quan đến giấy khi nói đến các yêu cầu của Thư ký Kỹ thuật, bởi vì người ở vị trí này cũng thường được dự kiếnlão luyện trong việc sử dụng công nghệ để giữ tài liệu được tổ chức.Loại nhân viên này thường có thể xác định phần mềm nào sẽ hữu ích trong việc giữ các tệp được tổ chức.Các tác vụ liên quan thường bao gồm cài đặt và khắc phục sự cố phần mềm khi cần thiết, cũng như tạo và cập nhật cơ sở dữ liệu.Ngoài ra, nhân viên này có thể được dự kiến sẽ giúp các đồng nghiệp với các nhiệm vụ kỹ thuật khác liên quan đến máy tính, đó là lý do tại sao các ứng viên thường được khuyên nên đảm bảo rằng họ có kiến thức kỹ thuật nâng cao trước khi đăng ký.Thường phải hoàn thành một số nhiệm vụ văn thư trong suốt cả ngày.Điều này có nghĩa là các nhân viên thuộc loại này có thể mong đợi trả lời điện thoại và giúp người gọi hoặc biết cách hướng người gọi đến người có thể hỗ trợ.Họ cũng có thể chào đón những người đến thăm văn phòng kỹ thuật, vì vậy các thư ký kỹ thuật nên thoải mái nói chuyện với những người mới hàng ngày.Ngoài ra, các tác vụ văn thư có thể bao gồm fax, gửi email và đọc lại các tài liệu kỹ thuật trước khi chúng được gửi đi.Trong một số trường hợp, các thư ký kỹ thuật thậm chí còn giúp tạo và chỉnh sửa hướng dẫn kỹ thuật để đảm bảo rằng thông tin là chính xác, đó là lý do tại sao ứng viên thường được khuyến khích có nền tảng về kỹ thuật dân dụng hoặc xây dựng mdash;Cụ thể, một vài năm kinh nghiệm với một công ty kỹ thuật hoặc xây dựng.