Làm cách nào để chọn phần mềm tổ chức tốt nhất?

Chọn phần mềm tổ chức tốt nhất để theo dõi các tài liệu, hình ảnh và mục nhập kỹ thuật số có thể là một quá trình khó hiểu.Có nhiều ứng dụng tổ chức tốt có sẵn để làm cho nhiệm vụ này dễ dàng hơn.Có thể nhận được phần mềm tổ chức tốt nhất bằng cách xác định những gì cần được lưu trữ bằng điện tử, ưu tiên lưu trữ trực tuyến hoặc máy tính, cần bao nhiêu không gian lưu trữ và cách người dùng sẽ được thêm, sắp xếp, chia sẻ và truy xuất.Bước đầu tiên trong việc chọn phần mềm tổ chức tốt nhất là quyết định những gì cần được tổ chức và cách tổ chức để làm sạch các tệp kỹ thuật số.Phần mềm tổ chức phù hợp cho phép người dùng chuyển nhanh các tệp kỹ thuật số như tài liệu, bảng tính, công thức nấu ăn, hình ảnh, âm nhạc và video, sang hệ thống nộp đơn dễ quản lý.Có các ứng dụng phần mềm tổ chức cá nhân có sẵn tự động thiết lập các tệp và các tệp này có thể được tùy chỉnh để phù hợp với bất kỳ loại phương tiện nào.Tiếp theo, chọn phần mềm tổ chức được truy cập thông qua chương trình dựa trên ổ cứng máy tính, hệ thống tổ chức dựa trên web hoặc di động.Hãy suy nghĩ về cách các tệp sẽ được truy cập và chia sẻ và chọn trình tổ chức có ý nghĩa nhất.Hãy nhớ rằng các tệp được giữ trên máy tính cần được bảo vệ bởi phần mềm chống vi-rút và phần mềm gián điệp.Phần mềm tổ chức di động được bảo vệ bằng cách mã hóa các mức khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp.Lựa chọn tốt nhất trong phần mềm nhà tổ chức sẽ là một hệ thống nộp đơn có không gian lưu trữ đầy đủ cho các tệp điện tử, với khả năng thêm lưu trữ nhiều khi cần thiết.Việc không chọn một dịch vụ tổ chức có đủ không gian có thể dẫn đến các tệp kỹ thuật số không đầy đủ hoặc bị hỏng mà won có thể sử dụng được.Đối với các tài liệu, nên sử dụng ít nhất một bộ nhớ 1-2 GB để tổ chức các ứng dụng.Đối với phim, hình ảnh và video, chọn một hệ thống có dung lượng lưu trữ cao hơn nhiều, vì các tệp này có thể rất lớn.Có tới 250GB được khuyến nghị.Cuối cùng, khi chọn đúng phần mềm tổ chức, hãy xem xét cách các tệp sẽ được tải lên, sắp xếp, chia sẻ và truy xuất bởi người dùng.Các tệp có thể được chuyển đổi thành các định dạng kỹ thuật số và được tải lên phần mềm tổ chức để dễ dàng lưu trữ.Tìm một chương trình cho phép quản lý tệp tùy chỉnh.Có rất nhiều phần mềm tổ chức miễn phí tốt ngoài kia cho phép người dùng chia sẻ và sắp xếp các tệp nhanh chóng qua email, văn bản SMS, mạng truyền thông xã hội và các kênh truyền thông ảo.Đây là tất cả các yếu tố quan trọng có thể làm cho một chương trình tổ chức dễ dàng hoặc khó sử dụng theo thời gian.