Co je to kancelář pro zadávání veřejných zakázek?
Úřad nebo oddělení zadávání veřejných zakázek je obvykle organizován ve finančním portfoliu velké společnosti nebo organizace.Pro zadávání veřejných zakázek se používají dvě organizační struktury: centralizovaný a rostlinný specifický.V centralizovaném úřadu pro zadávání veřejných zakázek jsou všechny žádosti o nákup a činnosti spravovány ústřední administrativní skupinou.V struktuře specifické pro rostliny má každé fyzické zařízení svou vlastní kancelář pro zadávání veřejných zakázek.
V rámci centralizovaného zadávání veřejných zakázek je obvykle pět rolí: kupující, referent pro zadávání veřejných zakázek, manažer zadávání veřejných zakázek, ředitel a analytik zadávání veřejných zakázek.Všech pět členů týmu pro zadávání veřejných zakázek poskytuje služby každému oddělení v rámci organizační struktury.Uživatelé oddělení mohou odeslat své požadavky na nákup elektronicky nebo telefonicky, faxem nebo e -mailem.Úřad ústředního zadávání veřejných zakázek je navržen tak, aby spravoval požadavky klienta a zároveň zajistil soulad s politikou zadávání veřejných zakázek.
Aby se kvalifikovali na pozici v zadávání veřejných zakázek, jsou všichni kandidáti povinni dokončit minimální vysokoškolský diplom v podnikání nebo nákupu.Zaměstnanci profesionálního zadávání veřejných zakázek mají obvykle profesionální označení, jako je certifikovaný zadávání veřejných zakázek Professional (CPP REG;).V centralizovaném modelu je kupující základní pozice.Důstojník zadávání veřejných zakázek a analytik jsou profesionální pozice, přičemž manažer zakázek drží dozorčí odpovědnost.Ředitel zadávání veřejných zakázek stanoví strategické směr a je zapojen do vyjednávání s vysokou hodnotou.
Ve struktuře specifické pro rostlinu je nejvyšší osoba v kanceláři obvykle manažerem zadávání veřejných zakázek.Každý manažer nákupu může mít jednoho nebo dva nákupní důstojníky a několik kupujících zaměstnanců.Celkový počet zaměstnanců závisí na velikosti zařízení a objemu nákupu.Manažeři nákupu obvykle podávají zprávy finančnímu řediteli nebo kontroléru v závodě nebo zařízení.
Bez ohledu na organizační strukturu je primárním úkolem personálu pro zadávání veřejných zakázek najít nejlepší možnou kombinaci ceny, kvality a služeb.Očekává se, že každý člen kanceláře poskytne službu své skupině klientů, porozumí požadavkům a komunikuje s dodavatelskou komunitou.Nalezení nejlepších dodavatelů a dokončení objednávky zahrnuje řadu kroků určených k zajištění otevřeného a spravedlivého procesu.
Analýza nákupu je primárně ústřední funkce a může být organizována jako odpovědnost za finanční služby.Tato osoba vytváří zprávy, které sledují výdajové činnosti proti smluvům, obecným výdajům a zajištění dodržování politik.V této roli je často vyžadováno další školení ve statistice a správě dat.Tyto zprávy jsou obvykle poskytovány vrcholovému managementu, a to jak pro sledování skutečných výdajů, tak pro sledování výkonu úřadu pro zadávání veřejných zakázek.