Cos'è un ufficio di approvvigionamento?

Un ufficio o un dipartimento degli appalti è in genere organizzato all'interno del portafoglio finanziario di una grande azienda o organizzazione.Esistono due strutture organizzative utilizzate per l'approvvigionamento: centralizzate e specifiche delle piante.In un ufficio di approvvigionamento centralizzato, tutte le richieste e le attività di acquisto sono gestite da un gruppo amministrativo centrale.In una struttura specifica della pianta, ogni struttura fisica ha un proprio ufficio di approvvigionamento.

All'interno dell'approvvigionamento centralizzato, in genere ci sono cinque ruoli: acquirente, responsabile degli appalti, responsabile degli appalti, direttore e analista degli appalti.Tutti e cinque i membri di un team di approvvigionamento forniscono servizi a tutti i dipartimenti all'interno della struttura organizzativa.Gli utenti del dipartimento possono inviare le loro richieste di acquisto elettronicamente o via telefono, fax o e -mail.L'ufficio di approvvigionamento centrale è progettato per gestire i requisiti del cliente, garantendo al contempo la conformità alla politica di approvvigionamento.

Al fine di qualificarsi per una posizione di approvvigionamento, tutti i candidati sono tenuti a completare un diploma universitario minimo in affari o acquisti.Il personale di approvvigionamento professionale in genere ha una designazione professionale, come Professional e Reg certificato;(CPP ).Nel modello centralizzato, l'acquirente è una posizione entry-level.Il responsabile degli appalti e l'analista sono entrambe posizioni professionali, con il responsabile dell'approvvigionamento che detengono responsabilità di vigilanza.Il direttore degli appalti stabilisce la direzione strategica ed è coinvolto in negoziati di alto valore.

In una struttura specifica della pianta, la persona più classificata dell'ufficio è in genere un responsabile degli appalti.Ogni responsabile degli appalti può avere uno o due funzionari di acquisto e diversi acquirenti nel personale.Il numero totale di personale dipende dalle dimensioni della struttura e dal volume dell'acquisto.I gestori degli acquisti in genere riferiscono al Chief Financial Officer o al controllore all'interno dell'impianto o della struttura.

Indipendentemente dalla struttura organizzativa, il compito principale del personale degli appalti è trovare la migliore combinazione possibile di prezzo, qualità e servizio.Ogni membro dell'ufficio dovrebbe fornire un servizio al proprio gruppo di clienti, comprendere i requisiti e comunicare con la comunità dei fornitori.Trovare i migliori fornitori e finalizzare un ordine di acquisto prevede una serie di passaggi progettati per garantire un processo aperto ed equo.

L'analisi dell'acquisto è principalmente una funzione centrale e può essere organizzata come responsabilità dei servizi finanziari.Questa persona crea rapporti per tenere traccia dell'attività di spesa contro contratti, spese generali e garantire la conformità delle politiche.In questo ruolo sono spesso richieste formazione aggiuntiva in statistica e gestione dei dati.Questi rapporti sono normalmente forniti al senior management, sia per tenere traccia della spesa effettiva sia per monitorare le prestazioni dell'ufficio degli appalti.