Wat is een inkoopkantoor?

Een inkoopkantoor of afdeling is meestal georganiseerd binnen de financiële portefeuille van een groot bedrijf of organisatie.Er zijn twee organisatiestructuren die worden gebruikt voor inkoop: gecentraliseerd en plantspecifiek.In een gecentraliseerd inkoopbureau worden alle aankoopaanvragen en activiteiten beheerd door een centrale administratieve groep.In een plantspecifieke structuur heeft elke fysieke faciliteit zijn eigen inkoopkantoor.

Binnen de gecentraliseerde inkoop zijn er meestal vijf rollen: koper, inkoopofficier, inkoopmanager, directeur en inkoopanalist.Alle vijf leden van een inkoopteam bieden diensten aan elke afdeling binnen de organisatiestructuur.Afdelingsgebruikers kunnen hun inkoopverzoeken elektronisch of via telefoon, fax of e -mail indienen.Het Central Procurement Office is ontworpen om de vereisten van de klant te beheren, terwijl de naleving van het inkoopbeleid wordt gewaarborgd.

Om in aanmerking te komen voor een functie in de inkoop, moeten alle kandidaten een minimum college diploma in het bedrijfsleven voltooien of kopen.Professioneel inkooppersoneel heeft doorgaans een professionele aanduiding, zoals gecertificeerde inkoopprofessional (CPP reg;).In het gecentraliseerde model is koper een instappositie.Procurement Officer en analist zijn beide professionele functies, met inkoopmanager die toezichthoudende verantwoordelijkheden bekleedt.De inkoopdirecteur bepaalt de strategische richting en is betrokken bij onderhandelingen van hoge waarde.

In een plantspecifieke structuur is de hoogst gerangschikte persoon op kantoor meestal een inkoopmanager.Elke inkoopmanager kan een of twee inkoopofficieren en verschillende kopers in personeel hebben.Het totale aantal personeelsleden is afhankelijk van de grootte van de faciliteit en het volume van de aankoop.De inkoopmanagers rapporteren meestal aan de financieel directeur of controller in de fabriek of faciliteit.

Ongeacht de organisatiestructuur is de primaire taak van het inkooppersoneel om de best mogelijke combinatie van prijs, kwaliteit en service te vinden.Van elk lid van het kantoor wordt verwacht dat hij service levert aan zijn of haar klantgroep, de vereisten begrijpt en communiceert met de leveranciersgemeenschap.Het vinden van de beste leveranciers en het voltooien van een inkooporder omvat een reeks stappen die zijn ontworpen om een open, billijk proces te garanderen.

Aankoopanalyse is in de eerste plaats een centrale functie en kan worden georganiseerd als een verantwoordelijkheid voor financiële diensten.Deze persoon maakt rapporten om de bestedingsactiviteiten te volgen tegen contracten, algemene uitgaven en het waarborgen van de naleving van het beleid.Aanvullende training in statistieken en gegevensbeheer zijn vaak vereist in deze rol.Deze rapporten worden normaal gesproken verstrekt aan het senior management, zowel om de werkelijke uitgaven bij te houden als om de prestaties van het inkoopbureau te volgen.