Qu'est-ce qu'un bureau d'approvisionnement?

Un bureau ou un service d'approvisionnement est généralement organisé dans le portefeuille des finances d'une grande entreprise ou organisation.Il existe deux structures organisationnelles utilisées pour l'approvisionnement: centralisée et spécifique à l'usine.Dans un bureau d'achat centralisé, toutes les demandes et activités d'achat sont gérées par un groupe administratif central.Dans une structure spécifique à l'usine, chaque installation physique a son propre bureau d'approvisionnement.

Dans le cadre de l'approvisionnement centralisé, il y a généralement cinq rôles: acheteur, agent d'approvisionnement, responsable des achats, directeur et analyste des achats.Les cinq membres d'une équipe d'approvisionnement fournissent des services à chaque département de la structure organisationnelle.Les utilisateurs du ministère peuvent soumettre leurs demandes d'achat par voie électronique ou par téléphone, fax ou e-mail.Le Central Procurement Office est conçu pour gérer les exigences du client, tout en garantissant le respect de la politique d'approvisionnement.

Afin de se qualifier pour un poste dans l'approvisionnement, tous les candidats sont tenus de terminer un diplôme universitaire minimum en affaires ou à l'achat.Le personnel d'approvisionnement professionnel a généralement une désignation professionnelle, telle que Certified Procurement Professional (Cpp ).Dans le modèle centralisé, l'acheteur est une position d'entrée de gamme.L'agent des achats et l'analyste sont tous deux des postes professionnels, le responsable des achats occupant des responsabilités de supervision.Le directeur des achats établit l'orientation stratégique et est impliqué dans des négociations de grande valeur.

Dans une structure spécifique à l'usine, la personne la mieux classée du bureau est généralement un gestionnaire d'approvisionnement.Chaque responsable des achats peut avoir un ou deux agents d'achat et plusieurs acheteurs sur le personnel.Le nombre total de personnel dépend de la taille de l'installation et du volume d'achat.Les directeurs d'achat relèvent généralement du directeur financier ou du contrôleur de l'usine ou de l'installation.

Quelle que soit la structure organisationnelle, la tâche principale du personnel des achats est de trouver la meilleure combinaison possible de prix, de qualité et de service.Chaque membre du bureau devrait fournir des services à son groupe de clients, comprendre les exigences et communiquer avec la communauté des fournisseurs.Trouver les meilleurs fournisseurs et finaliser un bon de commande implique une série d'étapes conçues pour assurer un processus ouvert et équitable.

L'analyse de l'achat est principalement une fonction centrale et peut être organisée en tant que responsabilité des services financiers.Cette personne crée des rapports pour suivre l'activité de dépenses contre les contrats, les dépenses générales et assurer la conformité des politiques.Une formation supplémentaire en statistiques et en gestion des données est souvent requise dans ce rôle.Ces rapports sont normalement fournis à la haute direction, à la fois pour suivre les dépenses réelles et pour surveiller les performances du bureau des achats.