Was ist ein Beschaffungsbüro?

Ein Beschaffungsbüro oder eine Abteilung ist in der Regel innerhalb des Finanzportfolios eines großen Unternehmens oder einer Organisation organisiert.Für die Beschaffung werden zwei Organisationsstrukturen verwendet: zentralisiert und pflanzenspezifisch.In einem zentralisierten Beschaffungsbüro werden alle Einkaufsanfragen und Aktivitäten von einer zentralen Verwaltungsgruppe verwaltet.In einer pflanzlichen Struktur verfügt jede physische Einrichtung über ein eigenes Beschaffungsbüro.

In der zentralen Beschaffung gibt es in der Regel fünf Rollen: Käufer, Beschaffungsbeauftragter, Beschaffungsmanager, Direktor und Beschaffungsanalyst.Alle fünf Mitglieder eines Beschaffungsteams bieten jeder Abteilung innerhalb der Organisationsstruktur Dienstleistungen an.Abteilungsbenutzer können ihre Einkaufsanfragen elektronisch oder per Telefon, Fax oder E -Mail einreichen.Das Central Procurement Office wurde entwickelt, um die Anforderungen des Kunden zu verwalten und gleichzeitig die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien zu gewährleisten.

Um sich für eine Position in der Beschaffung zu qualifizieren, müssen alle Kandidaten ein Mindest -College -Diplom in Wirtschaft oder Einkauf absolvieren.Professional Procurement -Mitarbeiter haben in der Regel eine professionelle Bezeichnung, wie z. B. zertifizierter Beschaffungsprofi (CPP reg;).Im zentralisierten Modell ist der Käufer eine Einstiegsposition.Beschaffungsbeauftragter und Analysten sind beide professionelle Positionen, wobei der Beschaffungsmanager aufsichtsrechtliche Verantwortlichkeiten übernehmen.Der Beschaffungsdirektor legt die strategische Ausrichtung fest und ist an hochwertigen Verhandlungen beteiligt.

In einer pflanzlichen Struktur ist die höchste Person im Büro in der Regel ein Beschaffungsmanager.Jeder Beschaffungsleiter hat möglicherweise ein oder zwei Einkaufsbeamte und mehrere Käufer im Personal.Die Gesamtzahl des Personals hängt von der Größe der Einrichtung und dem Einkaufsvolumen ab.Die Einkaufsmanager melden sich in der Regel an den Chief Financial Officer oder Controller innerhalb der Anlage oder Einrichtung.

Unabhängig von der Organisationsstruktur besteht die Hauptaufgabe des Beschaffungspersonals darin, die bestmögliche Kombination aus Preis, Qualität und Service zu finden.Jedes Mitglied des Amtes wird erwartet, dass er seine Kundengruppe Dienst anbietet, die Anforderungen versteht und mit der Lieferantengemeinschaft kommuniziert.Die Suche nach den besten Lieferanten und die Fertigstellung einer Bestellung umfasst eine Reihe von Schritten, um einen offenen, gerechten Prozess zu gewährleisten.

Die Kaufanalyse ist in erster Linie eine zentrale Funktion und kann als Verantwortung für Finanzdienstleistungen organisiert werden.Diese Person erstellt Berichte, um die Ausgabenaktivitäten gegen Verträge, allgemeine Ausgaben zu verfolgen und die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen.In dieser Rolle sind häufig zusätzliche Schulungen in Statistik und Datenmanagement erforderlich.Diese Berichte werden normalerweise der Geschäftsleitung zur Verfügung gestellt, um die tatsächlichen Ausgaben zu verfolgen und die Leistung des Beschaffungsbüros zu überwachen.