Hva er et anskaffelseskontor?

Et anskaffelseskontor eller avdeling er vanligvis organisert innen finansporteføljen til et stort selskap eller organisasjon.Det er to organisasjonsstrukturer som brukes til anskaffelser: sentralisert og plantespesifikk.I et sentralisert anskaffelseskontor styres alle innkjøpsforespørsler og aktiviteter av en sentral administrativ gruppe.I en plantespesifikk struktur har hvert fysisk anlegg sitt eget anskaffelseskontor.

Innenfor den sentraliserte anskaffelsen er det vanligvis fem roller: kjøper, anskaffelsesansvarlig, anskaffelsesansvarlig, direktør og anskaffelsesanalytiker.Alle de fem medlemmene av et anskaffelsesteam leverer tjenester til alle avdelinger innen organisasjonsstrukturen.Avdelingsbrukere kan sende inn kjøpsforespørsler elektronisk eller via telefon, faks eller e -post.Det sentrale anskaffelseskontoret er designet for å administrere klientens krav, samtidig som den sikrer overholdelse av anskaffelsespolitikken.

For å kvalifisere seg til en anskaffelsesposisjon, er alle kandidater pålagt å fullføre et minimum college -vitnemål i virksomhet eller innkjøp.Profesjonelle anskaffelsespersonell har vanligvis en profesjonell betegnelse, for eksempel sertifiserte anskaffelsesfaglige og reg;(CPP ).I den sentraliserte modellen er kjøper en posisjon på inngangsnivå.Anskaffelsesansvarlig og analytiker er begge profesjonelle stillinger, med anskaffelsesansvarlig som har tilsynsansvar.Anskaffelsesdirektøren setter den strategiske retningen og er involvert i forhandlinger med høy verdi.

I en plantespesifikk struktur er den høyest rangerte personen på kontoret vanligvis en anskaffelsesansvarlig.Hver anskaffelsesansvarlig kan ha en eller to kjøpsoffiserer og flere kjøpere på ansatte.Det totale antallet ansatte avhenger av størrelsen på anlegget og kjøpsvolumet.Innkjøpslederne rapporterer vanligvis til finansdirektøren eller kontrolleren i anlegget eller anlegget.

Uansett organisasjonsstruktur, er den primære oppgaven til anskaffelsespersonalet å finne en best mulig kombinasjon av pris, kvalitet og service.Hvert medlem av kontoret forventes å tilby tjenester til sin kundegruppe, forstå krav og kommunisere med leverandørfellesskapet.Å finne de beste leverandørene og avslutte en innkjøpsordre innebærer en serie trinn designet for å sikre en åpen, rettferdig prosess.

Innkjøpsanalyse er først og fremst en sentral funksjon og kan organiseres som et ansvar for finansielle tjenester.Denne personen oppretter rapporter for å spore utgiftsaktivitet mot kontrakter, generelle utgifter og sikre politikkoverholdelse.Ytterligere opplæring i statistikk og datahåndtering er ofte påkrevd i denne rollen.Disse rapportene blir normalt gitt til toppledelsen, både for å spore faktiske utgifter og for å overvåke ytelsen til anskaffelseskontoret.