Co je to systém správy dokumentů?

Systém správy dokumentů je program používaný k ukládání a ovládání dokumentů, které společnost používá.Před příchodem počítačů byl systém pro správu dokumentů jednoduše procesem podání doklady o kopii společníků, jako jsou objednávky nákupu, inženýrské změny a schémata, v systematickém pořadí, aby bylo možné usnadnit vyhledávání.Nejběžnějším typem systému správy dokumentů je také známý jako DMS také elektronický.

Elektronický systém správy dokumentů je počítačový program, který indexuje a ukládá záznamy společnosti.To umožňuje, aby informace předávaly elektronicky do jiných geografií, aniž by musely tisknout, poslat nebo fax.Podobně jako systémy pro správu obsahu, které se nejčastěji používají k ukládání postupů nebo pracovních příruček, systém pro správu dokumentů ukládá informace prostřednictvím elektronických obrázků, takže k elektronickým dokumentům lze přistupovat mnoho zaměstnanců současně., Scanning software pro zobrazování dokumentu se používá k převodu papírové kopie na elektronické obrázky.Elektronické obrázky jsou poté uloženy na počítači, dokud není potřeba.Další použití systému správy dokumentů jsou zabezpečení a dodržování předpisů.Ochrana hesel se používá k zabránění neautorizovaným uživatelům v prohlížení důvěrných souborů.Většina systémů správy dokumentů umožňuje uživatelům nastavit profil a může být schopen zobrazit pouze soubory související s jejich profilem.Například uživatel zřízený pod profilem kupujícího by byl schopen zobrazit obrázky nákupních objednávek nebo cenových dohod, jakmile zadá své heslo, ale nemohl by zobrazit obrázky technické dokumentace, jako jsou mechanické výkresy.

Funkce zabezpečení pouze pro přístup pouze pro čtení umožňuje uživatelům zobrazit dokumenty, ale zabraňuje jakýmkoli úpravám.Tento typ přístupu je užitečný pro zaměstnance, kteří možná budou muset zkoumat údaje o projektech, ale nemají pravomoc provádět úpravy.Obnova po katastrofě je další důležitá, ale doufejme, že nikdy nepotřebovala funkci zabezpečení systémů správy dokumentů.Záložní soubory nebo počítače mimo pracoviště se obvykle používají tak, aby v případě požárů, povodní nebo jiných typů přírodních katastrof byly všechny záznamy společnosti bezpečné.

Soulad je dalším aspektem většiny systémů správy dokumentů.Pro americké společnosti, zákon Sarbanes-Oxley nebo Sox, jak je často odkazován, vyžaduje dodržování předpisů za účelem zaznamenávání retenčních předpisů.Sox definuje, jaké typy záznamů je třeba uchovávat a jak dlouho.Společnosti jsou auditovány na dodržování předpisů a sankcí za to, že nezachovávají přesné a příslušné záznamy zahrnují pokuty a možné uvěznění.Použitím systému správy dokumentů mají společnosti záznamy v bezpečném a snadno přístupném místě.