Cos'è un sistema di gestione dei documenti?
Un sistema di gestione dei documenti è un programma utilizzato per archiviare e controllare i documenti utilizzati da un'azienda.Prima dell'avvento dei computer, un sistema di gestione dei documenti era semplicemente un processo di deposito di documenti di copia cartacea, come ordini di acquisto, modifiche ingegneristiche e schemi, in un ordine sistematico per semplificare il recupero.Conosciuto anche come DMS, il tipo più comune di sistema di gestione dei documenti oggi è elettronico.
Un sistema di gestione elettronica dei documenti è un programma per computer che indicizza e memorizza i record aziendali.Ciò consente alle informazioni di passare elettronicamente ad altre aree geografiche senza dover stampare, posta o fax.Simile ai sistemi di gestione dei contenuti che sono più spesso utilizzati per archiviare procedure o manuali di lavoro, un sistema di gestione dei documenti memorizza le informazioni tramite immagini elettroniche in modo che i documenti elettronici possano essere accessibili a molti dipendenti contemporaneamente.
Per i documenti che non sono inizialmente in forma elettronica, il software di scansione di imaging di documenti viene utilizzato per convertire la copia cartacea in immagini elettroniche.Le immagini elettroniche vengono quindi memorizzate su un computer fino a quando non è necessario.Altri usi per un sistema di gestione dei documenti sono la sicurezza e la conformità.
Le funzionalità di sicurezza includono protezione da password, accesso di sola lettura e ripristino di emergenza.La protezione da password viene utilizzata per impedire agli utenti non autorizzati di visualizzare file riservati.La maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti consente agli utenti di essere impostati per profilo ed essere in grado di visualizzare solo i file relativi al loro profilo.Ad esempio, un utente impostato sotto un profilo dell'acquirente sarebbe in grado di visualizzare le immagini di ordini di acquisto o accordi di prezzo una volta inserito la sua password ma non sarebbe in grado di visualizzare le immagini della documentazione ingegneristica come i disegni meccanici.
La funzione di sicurezza dell'accesso di sola lettura consente agli utenti di visualizzare i documenti ma previene eventuali modifiche.Questo tipo di accesso è utile per i dipendenti che potrebbero aver bisogno di ricercare dati per progetti ma non hanno l'autorità per apportare modifiche.Disaster Recovery è un altro importante ma speriamo che non abbia mai bisogno di funzionalità di sicurezza dei sistemi di gestione dei documenti.I file di backup o i computer fuori sede vengono generalmente utilizzati in modo che nel caso di incendi, inondazioni o altri tipi di catastrofi naturali, tutti i record di compagnia sono sicuri.
La conformità è un altro aspetto della maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti.Per le aziende di proprietà statunitense, la legge Sarbanes-Oxley o Sox, come viene spesso indicato, richiede la conformità ai regolamenti di conservazione dei registri.Sox definisce quali tipi di record devono essere conservati e per quanto tempo.Le aziende sono controllate per la conformità e le sanzioni per non mantenere registri accurati e pertinenti includono multe e possibile prigionia.Utilizzando un sistema di gestione dei documenti, le aziende hanno record in un luogo sicuro e facile da accedere.