Hvad er et dokumentstyringssystem?

Et dokumentstyringssystem er et program, der bruges til at gemme og kontrollere de dokumenter, et firma bruger.Før fremkomsten af computere var et dokumentstyringssystem simpelthen en proces med at arkivere en virksomheds papirkopi -dokumenter, såsom indkøbsordrer, ingeniørændringer og skemaer, i en systematisk rækkefølge for at gøre hentningen lettere.Også kendt som DMS, den mest almindelige type dokumentstyringssystem i dag er elektronisk.

Et elektronisk dokumentstyringssystem er et computerprogram, der indekserer og gemmer virksomhedsregistre.Dette gør det muligt for information at videregive elektronisk til andre geografier uden at skulle udskrive, maile eller fax.I lighed med indholdsstyringssystemer, der oftest bruges til at gemme procedurer eller arbejdsmanualer, gemmer et dokumentstyringssystem informationen via elektroniske billeder, så de elektroniske dokumenter kan fås af mange medarbejdere samtidig.

For dokumenter, der ikke oprindeligt er i elektronisk form, Dokumentafbildningsscanningssoftware bruges til at konvertere papirkopien til elektroniske billeder.De elektroniske billeder gemmes derefter på en computer, indtil det er nødvendigt.Andre anvendelser til et dokumentstyringssystem er sikkerhed og overholdelse.

Sikkerhedsfunktioner inkluderer adgangskodebeskyttelse, skrivebeskyttet adgang og katastrofegendannelse.Beskyttelse af adgangskode bruges til at forhindre uautoriserede brugere i at se fortrolige filer.De fleste dokumentstyringssystemer giver brugerne mulighed for at blive oprettet efter profil og kun være i stand til at se filer relateret til deres profil.For eksempel ville en bruger, der er oprettet under en køberprofil, være i stand til at se billeder af indkøbsordrer eller prisaftaler, når han indtastede sin adgangskode, men ville ikke være i stand til at se billeder af ingeniørdokumentation, såsom mekaniske tegninger.

Funktionen Read-Only Access Security giver brugerne mulighed for at se dokumenter, men forhindrer eventuelle ændringer.Denne type adgang er nyttig for medarbejdere, der muligvis har brug for at undersøge data til projekter, men ikke har myndighed til at foretage ændringer.Katastrofegendannelse er en anden vigtig, men forhåbentlig har aldrig brug for sikkerhedsfunktion i dokumentstyringssystemer.Back-up-filer eller off-site-computere bruges typisk, så i tilfælde af brande, oversvømmelser eller andre typer naturkatastrofer, er alle Companys-posterne sikre.

Overholdelse er et andet aspekt af de fleste dokumentstyringssystemer.For USA-ejede virksomheder kræver Sarbanes-Oxley Act eller Sox, som den ofte henvises til, overholdelse af registreringsreglerne.Sox definerer, hvilke typer poster der skal opbevares, og hvor længe.Virksomheder revideres for overholdelse og sanktioner for ikke at føre nøjagtige og relevante poster inkluderer bøder og mulig fængsel.Ved at bruge et dokumentstyringssystem har virksomheder poster i et sikkert, let at få adgang til sted.