Vad är ett dokumenthanteringssystem?

Ett dokumenthanteringssystem är ett program som används för att lagra och kontrollera de dokument ett företag använder.Innan datorns tillkomst var ett dokumenthanteringssystem helt enkelt en process för att lämna in en företagshårdkopieringsdokument, till exempel inköpsorder, tekniska förändringar och schema, i en systematisk ordning för att underlätta hämtningen.Även känd som DMS är den vanligaste typen av dokumenthanteringssystem idag elektroniskt.

Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem är ett datorprogram som indexerar och lagrar företagsposter.Detta gör att information kan överföra elektroniskt till andra geografier utan att behöva skriva ut, maila eller faxa.I likhet med innehållshanteringssystem som oftast används för att lagra procedurer eller arbetshandböcker, lagrar ett dokumenthanteringssystem informationen via elektroniska bilder så att de elektroniska dokumenten kan nås av många anställda samtidigt.

För dokument som inte är initialt i elektronisk form, Dokumentavbildningsprogramvara används för att konvertera papperskopian till elektroniska bilder.De elektroniska bilderna lagras sedan på en dator tills det behövs.Andra användningsområden för ett dokumenthanteringssystem är säkerhet och efterlevnad.

Säkerhetsfunktioner inkluderar lösenordsskydd, skrivskyddad åtkomst och katastrofåterställning.Lösenordsskydd används för att förhindra att obehöriga användare visar konfidentiella filer.De flesta dokumenthanteringssystem tillåter användare att ställas in efter profil och bara kunna visa filer relaterade till deras profil.Till exempel skulle en användare inrättad under en köpeprofil kunna se bilder av inköpsorder eller prisavtal när han angav sitt lösenord men skulle inte kunna se bilder av teknisk dokumentation som mekaniska ritningar.

Den skrivskyddade åtkomstsäkerhetsfunktionen gör det möjligt för användare att visa dokument men förhindrar eventuella ändringar.Denna typ av tillgång är användbar för anställda som kan behöva undersöka data för projekt men inte har myndighet att göra ändringar.Katastrofåterhämtning är en annan viktig men förhoppningsvis aldrig behövs säkerhetsfunktion i dokumenthanteringssystem.Säkerhetskopieringsfiler eller datorer utanför webbplatsen används vanligtvis så att när det gäller bränder, översvämningar eller andra typer av naturkatastrofer är alla företagsregister säkra.

Efterlevnad är en annan aspekt av de flesta dokumenthanteringssystem.För USA-ägda företag kräver Sarbanes-Oxley Act eller SOX som det ofta hänvisas till efterlevnaden för att registrera lagringsföreskrifter.Sox definierar vilka typer av poster som måste hållas och hur länge.Företag granskas för efterlevnad och påföljder för att inte hålla exakta och relevanta register inkluderar böter och möjlig fängelse.Genom att använda ett dokumenthanteringssystem har företag poster på en säker, lättillgänglig plats.