Was macht ein Kostenadministrator?

Ein Ausgabenadministrator überprüft die Ausgabenberichte eines Unternehmens, wobei die Zahlungen an geeignete Personen oder Unternehmen bei Überprüfung und Bearbeitung von Mitteln von Geldern Zahlungen leistet.Er stellt sicher, dass alle Rechnungen notwendig und genau sind, was exorbitante oder nicht autorisierte Ausgaben und Einnahmenverluste verhindert.Es liegt auch in seiner Verantwortung, detaillierte Aufzeichnungen, sowohl elektronische als auch nicht elektronische, von Einnahmen und Zahlungen zu führen.

Jedes Unternehmen hat spezifische Richtlinien und Formulare, die für Zahlungen und Erstattungen erforderlich sind.Da neue Mitarbeiter oder Dienstleister diese Richtlinien und Formulare nicht immer kennen, erklärt oder liefert der Kostenadministrator sie.Er beantwortet auch alle Anfragen zu den Richtlinien und Formen, beispielsweise ob ein bestimmter Aufwand für die Erstattung des Unternehmens qualifiziert ist.

Aus steuerlichen und rechtlichen Gründen sammeln die Kostenadministratoren Rechnungen und Quittungen, wobei die Dokumentation verwendet wird, um sicherzustellen, dass der zu zahlende Betrag gerechtfertigt und korrekt ist.Die Kostenverwaltung ist eng mit der Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbunden und wird häufig von derselben Person durchgeführt, so dass viele Administratoren Zeitkarten überprüfen.Sie sammeln auch andere Daten, die für die ordnungsgemäße Zahlung erforderlich sind, z. B. für Bank -Routing -Nummern oder -adressen.

Sobald der Ausgabenadministrator überprüft hat, dass ein Kosten legitim ist, muss er eine Aufzeichnung über die Kosten führen.Oft bedeutet dies, Kopien zu erstellen und in eine Unternehmensdatei einzulegen, aber auch die Eingabe der Kosten in einem computergestützten System und die Codierung aller Kosten, um die ordnungsgemäße Budgetzuweisung und steuerliche Behandlung zu gewährleisten.kommt vor.Beispielsweise kann ein Mitarbeiter einen Kostenbericht nicht ordnungsgemäß ausfüllen, oder der Administrator kann versehentlich eine Zahlung an das falsche Konto autorisieren.Wenn diese Fehler auftreten, muss der Administrator die Quelle oder den Grund für den Fehler lokalisieren, die Betroffenen benachrichtigen und Schritte zur Behebung des Problems unternehmen.

Das Unternehmensideal ist, dass alle Mitarbeiter Unternehmen Fonds und Immobilien mit Respekt behandeln, aber in Wirklichkeit einige einige MitarbeiterMitarbeiter versuchen, ein Unternehmen zu erhalten, um Ausgaben zu decken, die nicht in der Verantwortung des Unternehmens liegen oder höher als notwendig sind.Wenn ein Administrator feststellt, dass jemand dies getan hat, ergriffen er entsprechende Maßnahmen nach Unternehmensrichtlinien, z.Dies macht den Administrator bei Mitarbeitern nicht immer populär, aber es ist für den Administrator von entscheidender Bedeutung, die Unternehmensrichtlinien durchzusetzen, wenn das Management eine Aura der Autorität behalten soll.sieht Wege, wie das derzeitige System der Verwaltung von Unternehmensfonds nicht so effizient ist wie möglich.Als eine Art Manager soll der Administrator Bereiche identifizieren, die Verbesserungen und Brainstorming über Möglichkeiten zur Änderung der Kostenstrategie oder der Tools verwenden könnten.Unternehmen verlangen möglicherweise, dass er formelle Vorschläge für Änderungen vorlegen und seine Ideen an Aktionäre oder Vorstandsmitglieder vorlegt.

In einigen Unternehmen liegen Versicherungsfragen auch innerhalb des Ausgaben für die Kosten für die Administratoren.Zum Beispiel müssen sie möglicherweise Zahlungen für Versicherungen für Unternehmensfahrzeuge arrangieren, da Versicherer für Dienstleistungen, die einem anderen Anbieter ähnlich sind, gezahlt werden müssen.In diesen Fällen verbindet der Administrator mit den Versicherungsunternehmen und Dritten.