Cosa fa un amministratore di spesa?

Un amministratore delle spese verifica le relazioni di spesa di un'azienda, effettuando pagamenti a persone o società appropriate al momento della verifica e della gestione di qualsiasi abuso di fondi.Assicura che tutte le fatture siano necessarie e accurate, il che impedisce la spesa esorbitante o non autorizzata e la perdita di entrate.È anche sua responsabilità tenere registri dettagliati, sia elettronici che non elettronici, di entrate e pagamenti.

Ogni società ha politiche e moduli specifici richiesti per effettuare pagamenti e rimborsi.Poiché i nuovi dipendenti o fornitori di servizi non sempre conoscono queste politiche e forme, l'amministratore delle spese spiega o fornisce loro.Risponde inoltre a qualsiasi indagine sulle politiche e le forme necessarie, ad esempio se una spesa particolare si qualifica per il rimborso dell'azienda.

Per motivi fiscali e legali, gli amministratori delle spese raccolgono fatture e ricevute, utilizzando la documentazione per garantire che l'importo da pagare sia giustificato e accurato.L'amministrazione delle spese è strettamente legata all'elaborazione dei salari e spesso viene eseguita dalla stessa persona, quindi molti amministratori verificano le schede temporali.Raccolgono anche altri dati necessari per un pagamento adeguato come numeri di routing bancario o indirizzi.

Una volta che l'amministratore delle spese ha verificato una spesa è legittima, deve tenere una registrazione delle spese.Spesso questo significa fare copie e inserirle in un file aziendale, ma comporta anche l'ingresso delle spese in un sistema computerizzato e la codifica di ogni spesa per garantire un'adeguata allocazione del budget e trattamento fiscale.

La gestione delle spese è un processo complesso e gli errori possono esi verificano.Ad esempio, un dipendente potrebbe compilare in modo improprio un rapporto di spesa o l'amministratore potrebbe accidentalmente autorizzare un pagamento al conto sbagliato.Quando si verificano questi errori, l'amministratore deve individuare la fonte o la ragione dell'errore, avvisare le persone interessate e prendere provvedimenti per porre rimedio al problema.

L'ideale dell'azienda è che tutti i dipendenti trattano i fondi e le proprietà dell'azienda con rispetto, ma in realtà alcuniI dipendenti cercano di ottenere un'azienda per coprire le spese che non sono responsabilità delle compagnie o sono più alte del necessario.Quando un amministratore rileva che qualcuno lo ha fatto, intraprende azioni appropriate in base alla politica aziendale, come l'emissione di un avvertimento verbale o la presentazione di prove dell'abuso a funzionari superiori.Ciò non rende sempre popolare l'amministratore tra i dipendenti, ma è fondamentale per l'amministratore far rispettare le politiche dell'azienda se il management deve conservare un'aura di autorità.

A volte quando un amministratore a spese assume una nuova posizione, o quando le circostanze dell'azienda cambianovede i modi in cui l'attuale sistema di amministrazione dei fondi dell'azienda non è così efficiente come potrebbe essere.Come tipo di manager, l'amministratore dovrebbe identificare aree che potrebbero utilizzare il miglioramento e fare brainstorming sui modi per modificare la strategia o gli strumenti di spesa.Le aziende potrebbero richiedere di presentare proposte formali per eventuali modifiche e di presentare le sue idee agli azionisti o ai membri del consiglio di amministrazione.

In alcune compagnie, anche i problemi assicurativi rientrano nell'amministratore delle spese.Ad esempio, potrebbero dover organizzare pagamenti per l'assicurazione sui veicoli dell'azienda, poiché i fornitori di assicurazioni devono essere pagati per servizi simili a qualsiasi altro fornitore.In questi casi, l'amministratore collabora con le compagnie assicurative e eventuali terze parti.