Que fait un administrateur de dépenses?

Un administrateur de dépenses vérifie les rapports de dépenses d'une entreprise, effectuant des paiements à des individus ou des entreprises appropriés lors de la vérification et de la gestion de tout abus de fonds.Il garantit que toutes les factures sont nécessaires et précises, ce qui empêche les dépenses et les revenus exorbitantes ou non autorisées.Il est également de sa responsabilité de conserver des dossiers détaillés, à la fois électroniques et non électroniques, des reçus et des paiements.

Chaque entreprise a des politiques et des formulaires spécifiques nécessaires pour effectuer des paiements et des remboursements.Comme les nouveaux employés ou fournisseurs de services ne connaissent pas toujours ces politiques et formulaires, l'administrateur des dépenses explique ou les fournit.Il répond également à toutes les enquêtes sur les politiques et les formulaires si nécessaire, par exemple si une dépense particulière est admissible au remboursement de l'entreprise.

Pour des raisons fiscales et juridiques, les administrateurs de dépenses collectent des factures et des reçus, en utilisant la documentation pour s'assurer que le montant à payer est justifié et précis.L'administration des dépenses est étroitement liée au traitement de la paie et est souvent effectuée par la même personne, de nombreux administrateurs vérifient les cartes de temps.Ils recueillent également d'autres données nécessaires pour un paiement approprié, tels que les numéros de routage bancaire ou les adresses.

Une fois que l'administrateur des dépenses a vérifié une dépense est légitime, il doit conserver un enregistrement des dépenses.Souvent, cela signifie faire des copies et les mettre dans un dossier d'entreprise, mais cela implique également de saisir les dépenses dans un système informatisé et de coder toutes les dépenses pour garantir une allocation budgétaire et un traitement fiscal appropriés.

La gestion des dépenses est un processus complexe, et les erreurs peuvent etse produisent.Par exemple, un employé pourrait remplir un rapport de dépenses mal, ou l'administrateur pourrait autoriser accidentellement un paiement au mauvais compte.Lorsque ces erreurs se produisent, l'administrateur doit localiser la source ou la raison de l'erreur, informer les personnes affectées et prendre des mesures pour remédier au problème.

L'idéal de l'entreprise est que tous les employés traitent les fonds et les propriétés de l'entreprise avec respect, mais en réalité, certainsLes employés essaient d'obtenir une entreprise pour couvrir les dépenses qui ne sont pas la responsabilité de l'entreprise ou sont plus élevées que nécessaire.Lorsqu'un administrateur constate que quelqu'un a fait cela, il prend les mesures appropriées conformément à la politique de l'entreprise, comme émettre un avertissement verbal ou soumettre des preuves de l'abus à des hauts fonctionnaires.Cela ne rend pas toujours l'administrateur populaire auprès des employés, mais il est essentiel que l'administrateur applique les politiques de l'entreprise si la direction doit conserver une aura d'autorité.

Parfois, lorsqu'un administrateur de dépenses prend un nouveau poste, ou que les circonstances de l'entreprise changent, il change, ilvoit les façons dont le système actuel d'administration des fonds de l'entreprise n'est pas aussi efficace qu'il pourrait l'être.En tant que type de gestionnaire, l'administrateur est censé identifier les domaines qui pourraient utiliser l'amélioration et réfléchir aux moyens de modifier la stratégie ou les outils de dépenses.Les entreprises pourraient l'obliger à soumettre des propositions officielles pour toute modification et à présenter ses idées aux actionnaires ou aux membres du conseil d'administration.

Dans certaines sociétés, les problèmes d'assurance sont également dans le domaine des administrateurs de dépenses.Par exemple, ils pourraient avoir à organiser des paiements d'assurance sur les véhicules de l'entreprise, car les assureurs doivent être payés pour des services similaires à tout autre fournisseur.Dans ces cas, l'administrateur assure la liaison avec les compagnies d'assurance et les tiers.