Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για τη διατήρηση των αρχείων επιχειρήσεων;

Οι μεγάλες και μικρές εταιρείες αντιμετωπίζουν συχνά την πρόκληση της διατήρησης ενός οργανωμένου συστήματος διατήρησης των επιχειρηματικών αρχείων.Γενικά, τα επιχειρηματικά έγγραφα διατηρούνται στους καθορισμένους τοπικούς ή περιφερειακούς χρονικούς περιορισμούς.Γνωρίζοντας τις απαιτήσεις για το τι πρέπει να διατηρηθεί και για πόσο καιρό θεωρείται κρίσιμη για την ύπαρξη επαρκούς συστήματος εγγραφών.

Το μέγεθος της επιχείρησης καθορίζει συνήθως το βάθος ενός συστήματος διατήρησης των αρχείων επιχειρήσεων.Ορισμένα από τα επιχειρηματικά έγγραφα που διατηρούνται περιλαμβάνουν φορολογικές καταθέσεις και αρχεία προσωπικού.Τα οικονομικά αρχεία που διατηρούνται γενικά από μια επιχείρηση είναι τα λειτουργικά έξοδα, οι αγορές κεφαλαίου, οι εισπράξεις πωλήσεων και τα περιουσιακά στοιχεία περιουσιακών στοιχείων.Οι απαιτήσεις στις Ηνωμένες Πολιτείες για τη διατήρηση των επιχειρηματικών αρχείων που σχετίζονται με τα φορολογικά αρχεία είναι ότι τα επιχειρηματικά έγγραφα διατηρούνται για τουλάχιστον τρία χρόνια.Ορισμένες απαιτήσεις εσόδων ενδέχεται να απαιτούν τη διατήρηση των οικονομικών αρχείων ακόμη και μετά τη λήξη του συνιστώμενου χρόνου.

Τα αρχεία προσωπικού διατηρούνται συνήθως για τουλάχιστον τέσσερα χρόνια.Αυτά και άλλα αρχεία διατηρούνται σε ασφαλές χώρο, ειδικά εκείνες που περιέχουν ιδιωτικές πληροφορίες σχετικά με τους υπαλλήλους του παρελθόντος και του σημερινού.Πλήρεις αρχείων για το πότε κατατέθηκαν οι φόροι μισθοδοσίας και καταβλήθηκαν συνήθως.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα οικονομικά αρχεία διατηρούνται για τουλάχιστον επτά χρόνια.Δηλώσεις από χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, λίστες αποθεμάτων και ετήσιες καταστάσεις εισοδήματος είναι μερικά από τα είδη εγγράφων που θα μπορούσαν να συμπεριληφθούν.Η διατήρηση των καλών οικονομικών αρχείων θα μπορούσε να ελαχιστοποιήσει την έκθεση μιας επιχείρησης για νομικά θέματα.

Οι επιχειρήσεις μπορούν επίσης να διαπιστώσουν ότι η ύπαρξη ενός συστήματος καθαρισμού για να απαλλαγούμε από παλιά ή άσχετα επιχειρηματικά έγγραφα είναι επωφελής.Μια πολιτική για ένα σύστημα διατήρησης αρχείων επιχειρήσεων μπορεί να βοηθήσει στον εξορθολογισμό της διαδικασίας και να διασφαλίσει ότι όλοι οι εργαζόμενοι ακολουθούν τις ίδιες πρακτικές.Αυτό είναι γενικά ένα συνεχές μέρος της διαδικασίας για τη διατήρηση επαρκών επιχειρηματικών αρχείων.

Είναι συνήθως καλή ιδέα να έχετε επαρκή χώρο αποθήκευσης εάν τα επιχειρηματικά έγγραφα διατηρούνται επί τόπου.Είναι επίσης μια γενική πρακτική να διατηρείται ένα ηλεκτρονικό αρχείο επιχειρηματικών αρχείων.Με αυτόν τον τρόπο, τα σχετικά έγγραφα εξακολουθούν να είναι προσβάσιμα και η επιχείρηση μπορεί να αποφύγει ένα κλείσιμο σε περίπτωση που μια πυρκαγιά ή άλλη καταστροφή καταστρέφει τα χαρτί επιχειρηματικά έγγραφα.

Οι περισσότερες επιχειρήσεις μπορούν να επιλέξουν να χρησιμοποιήσουν μια εταιρεία διαχείρισης αποθήκευσης αρχείων.Αυτό έχει τη δυνατότητα να απελευθερώσει τον χρόνο του οργανισμού να επικεντρωθεί σε θέματα που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις, και όχι στη διαχείριση της διατήρησης των επιχειρηματικών αρχείων.Οποιεσδήποτε πιθανές ανησυχίες για την εξωτερική ανάθεση του συστήματος διατήρησης των επιχειρηματικών αρχείων ενδέχεται να μειωθούν.Μια αξιόπιστη εταιρεία θα περιγράψει γενικά τα χαρακτηριστικά ασφαλείας και τις πρακτικές της για τη διατήρηση των επιχειρηματικών εγγράφων.