Melyek a legjobb tippek az üzleti nyilvántartások megtartására?
A nagy és kicsi társaságok gyakran azzal a kihívással szembesülnek, hogy fenntartsák a szervezett üzleti nyilvántartási rendszert.Általában az üzleti dokumentumokat tartják fenn a meghatározott helyi vagy regionális időkorlátozásokhoz.A megfelelő nyilvántartási rendszer rendelkezésére álló követelmények ismerete, és mennyi ideig kell döntő fontosságúnak tekinteni.
A vállalkozás mérete általában meghatározza az üzleti nyilvántartási retenciós rendszer mélységét.A tárolt üzleti dokumentumok egy része tartalmazza az adóbevallásokat és a személyi állományokat.A vállalkozás által általában fenntartott pénzügyi nyilvántartások az operatív költségek, a tőkevásárlások, az értékesítési bevételek és az ingatlan eszközök.
Egy vállalkozásnak ellenőriznie kell az üzleti nyilvántartási követelményeket, amelyek a vállalkozás iparát szabályozó joghatóságban alkalmazandók.Az Egyesült Államokban az adóalapú üzleti nyilvántartások megtartására vonatkozó követelmények az, hogy az üzleti dokumentumokat legalább három évig tartsák be.Egyes bevételi követelmények megkövetelhetik a pénzügyi nyilvántartások vezetését még az ajánlott idő lejárta után is.
A személyzeti nyilvántartást általában legalább négy évig megtartják.Ezeket és más nyilvántartásokat biztonságos helyen tartják, különösen azokat, amelyek magáninformációkat tartalmaznak a múlt és a jelenlegi alkalmazottakról.A bérszámfejtési adók benyújtásának és fizetésének teljes nyilvántartása általában fenntartva.
A legtöbb esetben a pénzügyi nyilvántartást legalább hét évig tartják.A pénzügyi intézmények, a leltárlisták és az éves jövedelemkibocsátások kimutatásai néhány olyan típusú dokumentum, amelyet be lehet vonni.A jó pénzügyi nyilvántartások megtartása minimalizálhatja az üzleti élet jogi kérdéseket.
A vállalkozások azt is megállapíthatják, hogy a régi vagy irreleváns üzleti dokumentumok megszabadulásának megtisztító rendszere előnyös.Az üzleti nyilvántartások megtartási rendszerének politikája elősegítheti a folyamat korszerűsítését, és biztosíthatja, hogy minden alkalmazott ugyanazokat a gyakorlatokat kövesse.Ez általában a megfelelő üzleti nyilvántartások fenntartásának folyamatos része.Általános gyakorlat is az üzleti nyilvántartások elektronikus fájljának megtartása.Ilyen módon a releváns dokumentumok továbbra is elérhetőek, és az üzleti vállalkozás elkerülheti a leállítást, ha egy tűz vagy más katasztrófa elpusztítja a papír üzleti dokumentumokat.
A legtöbb vállalkozás dönthet úgy, hogy egy rekordtároló -kezelő társaságot használ.Ennek lehetősége van arra, hogy felszabadítsa a szervezet idejét az üzleti vállalkozásokkal kapcsolatos kérdésekre összpontosítani, nem pedig az üzleti nyilvántartások megtartását.Csökkenthetők lehetnek az üzleti nyilvántartások megtartási rendszerének kiszervezésével kapcsolatos esetleges aggodalmak.Egy jó hírű vállalat általában felvázolja biztonsági funkcióit és gyakorlatait az üzleti dokumentumok fenntartásához.