Apa tips terbaik untuk retensi catatan bisnis?
Perusahaan besar dan kecil sering dihadapkan dengan tantangan mempertahankan sistem retensi catatan bisnis terorganisir.Secara umum, dokumen bisnis disimpan hingga batasan waktu lokal atau regional yang ditentukan.Mengetahui persyaratan apa yang harus disimpan dan untuk berapa lama dianggap penting untuk memiliki sistem catatan yang memadai.
Ukuran bisnis biasanya menentukan kedalaman sistem retensi catatan bisnis.Beberapa dokumen bisnis yang disimpan termasuk pengajuan pajak dan file personel.Catatan keuangan yang umumnya dikelola oleh bisnis adalah biaya operasional, pembelian modal, tanda terima penjualan dan aset properti.
Bisnis harus memverifikasi persyaratan retensi catatan bisnis yang berlaku di yurisdiksi yang mengatur industri bisnis.Persyaratan di Amerika Serikat untuk retensi catatan bisnis terkait pajak adalah bahwa dokumen bisnis disimpan setidaknya selama tiga tahun.Beberapa persyaratan pendapatan mungkin mengharuskan menyimpan catatan keuangan bahkan setelah waktu yang disarankan telah berakhir.
Catatan personel biasanya disimpan setidaknya selama empat tahun.Catatan ini dan lainnya disimpan di tempat yang aman, terutama yang berisi informasi pribadi tentang karyawan masa lalu dan saat ini.Catatan lengkap kapan pajak gaji diajukan dan dibayar biasanya dipertahankan.
Dalam kebanyakan kasus, catatan keuangan disimpan selama minimal tujuh tahun.Laporan dari lembaga keuangan, daftar inventaris dan laporan pendapatan tahunan adalah beberapa jenis dokumen yang dapat dimasukkan.Menyimpan catatan keuangan yang baik dapat meminimalkan paparan bisnis untuk masalah hukum.
Bisnis juga dapat menemukan bahwa memiliki sistem pembersihan untuk menyingkirkan dokumen bisnis lama atau tidak relevan bermanfaat.Kebijakan untuk sistem retensi catatan bisnis dapat membantu merampingkan proses dan memastikan semua karyawan mengikuti praktik yang sama.Ini umumnya merupakan bagian yang berkelanjutan dari proses untuk memelihara catatan bisnis yang memadai.
Biasanya ide yang baik untuk memiliki ruang penyimpanan yang memadai jika dokumen bisnis disimpan di tempat.Ini juga merupakan praktik umum untuk menyimpan file elektronik catatan bisnis.Dengan begitu, dokumen terkait masih dapat diakses dan bisnis dapat menghindari penutupan jika terjadi kebakaran atau bencana lainnya menghancurkan dokumen bisnis kertas.
Sebagian besar bisnis mungkin memilih untuk menggunakan perusahaan manajemen penyimpanan catatan.Ini memiliki potensi untuk membebaskan waktu organisasi untuk fokus pada masalah terkait bisnis, daripada manajemen retensi catatan bisnis.Setiap kekhawatiran yang mungkin terjadi dengan outsourcing sistem retensi catatan bisnis mungkin dikurangi.Perusahaan terkemuka umumnya akan menguraikan fitur dan praktik keamanannya untuk memelihara dokumen bisnis.