Những lời khuyên tốt nhất để duy trì hồ sơ kinh doanh là gì?

Các công ty lớn và nhỏ thường phải đối mặt với thách thức duy trì hệ thống duy trì hồ sơ kinh doanh có tổ chức.Nói chung, các tài liệu kinh doanh được giữ theo giới hạn thời gian địa phương hoặc khu vực được quy định.Biết các yêu cầu về những gì cần giữ và trong bao lâu được coi là quan trọng để có một hệ thống hồ sơ đầy đủ.Quy mô của doanh nghiệp thường xác định độ sâu của hệ thống lưu giữ hồ sơ kinh doanh.Một số tài liệu kinh doanh được lưu giữ bao gồm hồ sơ thuế và tập tin nhân sự.Hồ sơ tài chính thường được duy trì bởi một doanh nghiệp là chi phí hoạt động, mua vốn, biên lai bán hàng và tài sản tài sản.Các yêu cầu tại Hoa Kỳ về lưu giữ hồ sơ kinh doanh liên quan đến thuế là các tài liệu kinh doanh được lưu giữ trong ít nhất ba năm.Một số yêu cầu doanh thu có thể đòi hỏi phải lưu giữ hồ sơ tài chính ngay cả sau khi hết thời gian được đề xuất.Hồ sơ nhân sự thường được giữ lại trong ít nhất bốn năm.Những hồ sơ này và các hồ sơ khác được lưu giữ ở một nơi an toàn, đặc biệt là những hồ sơ có chứa thông tin cá nhân về nhân viên trong quá khứ và hiện tại.Hồ sơ đầy đủ về khi thuế biên chế được nộp và thanh toán thường được duy trì. Trong hầu hết các trường hợp, hồ sơ tài chính được lưu giữ trong tối thiểu bảy năm.Báo cáo từ các tổ chức tài chính, danh sách hàng tồn kho và báo cáo thu nhập hàng năm là một số loại tài liệu có thể được đưa vào.Giữ hồ sơ tài chính tốt có thể giảm thiểu việc tiếp xúc với doanh nghiệp đối với các vấn đề pháp lý.Các doanh nghiệp cũng có thể thấy rằng có một hệ thống thanh trừng để loại bỏ các tài liệu kinh doanh cũ hoặc không liên quan là có lợi.Một chính sách cho một hệ thống lưu giữ hồ sơ kinh doanh có thể giúp hợp lý hóa quy trình và đảm bảo tất cả nhân viên đều tuân theo các thực tiễn tương tự.Đây thường là một phần liên tục của quá trình duy trì hồ sơ kinh doanh đầy đủ.

thường có một không gian lưu trữ đầy đủ nếu các tài liệu kinh doanh được lưu giữ tại chỗ.Nó cũng là một thực hành chung để giữ một tập tin điện tử của hồ sơ kinh doanh.Bằng cách đó, các tài liệu thích hợp vẫn có thể truy cập được và doanh nghiệp có thể tránh ngừng hoạt động trong trường hợp hỏa hoạn hoặc thảm họa khác phá hủy các tài liệu kinh doanh giấy.Hầu hết các doanh nghiệp có thể chọn sử dụng một công ty quản lý lưu trữ hồ sơ.Điều này có khả năng giải phóng thời gian của tổ chức để tập trung vào các vấn đề liên quan đến kinh doanh, thay vì quản lý lưu giữ hồ sơ kinh doanh.Bất kỳ mối quan tâm nào có thể xảy ra với việc thuê ngoài hệ thống duy trì hồ sơ kinh doanh có thể bị giảm.Một công ty có uy tín thường sẽ phác thảo các tính năng và thực tiễn bảo mật của mình để duy trì các tài liệu kinh doanh.