Ano ang pinakamahusay na mga tip para sa pagpapanatili ng mga tala sa negosyo?

Ang mga kumpanya na malaki at maliit ay madalas na nahaharap sa hamon ng pagpapanatili ng isang organisadong sistema ng pagpapanatili ng mga tala sa negosyo.Kadalasan, ang mga dokumento sa negosyo ay pinananatiling hanggang sa itinakdang mga limitasyon sa lokal o rehiyonal na oras.Alam ang mga kinakailangan para sa kung ano ang panatilihin at kung gaano katagal itinuturing na mahalaga para sa pagkakaroon ng isang sapat na sistema ng mga tala.

Ang laki ng negosyo ay karaniwang tumutukoy sa lalim ng isang sistema ng pagpapanatili ng mga tala sa negosyo.Ang ilan sa mga dokumento ng negosyo na pinananatiling kasama ang mga filing ng buwis at mga file ng tauhan.Ang mga talaan sa pananalapi na karaniwang pinapanatili ng isang negosyo ay mga gastos sa pagpapatakbo, pagbili ng kapital, mga resibo sa pagbebenta at mga ari -arian ng pag -aari.

Ang isang negosyo ay dapat mapatunayan ang mga kinakailangan sa pagpapanatili ng mga tala sa negosyo na nalalapat sa nasasakupan na kumokontrol sa industriya ng negosyo.Ang mga kinakailangan sa Estados Unidos para sa pagpapanatili ng mga rekord ng negosyo na may kaugnayan sa buwis ay ang mga dokumento sa negosyo ay panatilihin nang hindi bababa sa tatlong taon.Ang ilang mga kinakailangan sa kita ay maaaring kailanganin ang pagpapanatiling mga talaan sa pananalapi kahit na matapos ang inirekumendang oras ay nag -expire.

Ang mga tala ng mga tauhan ay karaniwang pinapanatili ng hindi bababa sa apat na taon.Ang mga ito at iba pang mga tala ay pinananatili sa isang ligtas na lugar, lalo na ang mga naglalaman ng pribadong impormasyon tungkol sa nakaraan at kasalukuyang mga empleyado.Ang mga kumpletong talaan kung kailan isinampa at binayaran ang mga buwis sa payroll.Ang mga pahayag mula sa mga institusyong pampinansyal, mga listahan ng imbentaryo at taunang mga pahayag ng kita ay ilan sa mga uri ng mga dokumento na maaaring isama.Ang pagpapanatiling mahusay na mga tala sa pananalapi ay maaaring mabawasan ang pagkakalantad ng isang negosyo para sa mga ligal na bagay.Ang mga negosyo ay maaari ring makita na ang pagkakaroon ng isang paglilinis na sistema para mapupuksa ang mga luma o hindi nauugnay na mga dokumento sa negosyo ay kapaki -pakinabang.Ang isang patakaran para sa isang sistema ng pagpapanatili ng mga talaan ng negosyo ay maaaring makatulong upang mai -streamline ang proseso at matiyak na ang lahat ng mga empleyado ay sumusunod sa parehong mga kasanayan.Sa pangkalahatan ito ay isang patuloy na bahagi ng proseso para sa pagpapanatili ng sapat na mga tala sa negosyo.Ito rin ay isang pangkalahatang kasanayan upang mapanatili ang isang elektronikong file ng mga tala sa negosyo.Sa ganoong paraan, ang mga nauugnay na dokumento ay maa -access pa rin at maiiwasan ng negosyo ang isang pag -shutdown kung sakaling ang isang sunog o iba pang sakuna ay sumisira sa mga dokumento sa negosyo ng papel.

Ang karamihan sa mga negosyo ay maaaring pumili na gumamit ng isang kumpanya ng pamamahala ng imbakan ng mga tala.Ito ay may potensyal na palayain ang oras ng samahan na tumuon sa mga isyu na may kaugnayan sa negosyo, sa halip na pamamahala ng pagpapanatili ng mga tala sa negosyo.Ang anumang posibleng mga alalahanin sa pag -outsource ng sistema ng pagpapanatili ng mga tala sa negosyo ay maaaring mabawasan.Ang isang kagalang -galang na kumpanya ay karaniwang magbabalangkas ng mga tampok at kasanayan sa seguridad para sa pagpapanatili ng mga dokumento sa negosyo.