Τι είναι το τμήμα προμηθειών;

Ένα τμήμα προμηθειών είναι ένα τμήμα ή ένα τμήμα που έχει την ευθύνη να αποκτήσει τα απαραίτητα αγαθά και υπηρεσίες που απαιτούνται για τη λειτουργία μιας εταιρείας ή δήμου.Προκειμένου να εκπληρωθεί αυτή η ευθύνη, η Διεύθυνση συνήθως χορηγείται εξουσιοδότηση για τη διαπραγμάτευση των συμβάσεων προμηθευτών, περιορίζει τα ποσά αγοράς και δημιουργεί εντολές αγοράς για να ταιριάξει τις εγκεκριμένες απαιτήσεις.Ένα τμήμα προμηθειών μπορεί επίσης να εξουσιοδοτηθεί να εκδίδει αιτήσεις για προτάσεις (RFPS) προκειμένου να προσδιοριστούν οι καλύτεροι πωλητές για ένα συγκεκριμένο αγαθό ή υπηρεσία.Χάρη στις σύγχρονες επικοινωνίες, υπάρχουν πολλά εξαιρετικά συστήματα ηλεκτρονικής προμήθειας που μπορούν να βοηθήσουν μια διαίρεση στην καθημερινή λειτουργία της παραγγελίας, της παρακολούθησης και της λήψης αυτών των αγαθών και των υπηρεσιών.

Ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα ενός τμήματος προμηθειών είναι ότι η συγκέντρωση της λειτουργίας απόκτησης καθιστά δυνατή την τυποποίηση των διαδικασιών αγοράς.Αυτό μπορεί συχνά να οδηγήσει σε καλύτερο έλεγχο της λογιστικής διαδικασίας, καθώς όλη η παραγγελία γίνεται μέσω ενός κεντρικού σώματος, αντί για κάθε τμήμα ή διαίρεση της επιχείρησης ή άλλων οντοτήτων που παραγγέλνουν αγαθά και υπηρεσίες από μόνοι τους.Με τις προμήθειες που λαμβάνουν χώρα μέσω ενός αγωγού, είναι πολύ πιο εύκολο να παρακολουθείτε τις δαπάνες και να τα κρατήσετε μέσα σε λόγους.

Ένα άλλο όφελος για το τμήμα προμηθειών είναι η δυνατότητα να πραγματοποιούν αγορές όγκου σε αντικείμενα που απαιτούνται σε πολλαπλά τμήματα.Για παράδειγμα, τα συστήματα προμηθειών που μπορούν να παρακολουθήσουν τη χρήση των προμηθειών γραφείου σε όλα τα τμήματα μπορούν να βοηθήσουν στον προσδιορισμό του πόσες συνέπειες του χαρτιού απαιτούνται για να διατηρηθεί η επιχειρηματική λειτουργία εντός ενός δεδομένου χρονικού πλαισίου.Χρησιμοποιώντας αυτά τα δεδομένα, τα άτομα που ασχολούνται με την αγορά προμήθειας μπορούν συνήθως να διοικούν χαμηλότερη τιμή μονάδας τοποθετώντας μια ενιαία μεγάλη παραγγελία με έναν πωλητή, εξοικονομώντας έτσι τα χρήματα της εταιρείας.Αυτό θα ήταν δύσκολο να επιτευχθεί χωρίς κάποια κεντρική διαδικασία αγοράς.

Δεν είναι ασυνήθιστο για ένα τμήμα προμηθειών να προσκαλέσει επίσης τους πωλητές να συμμετάσχουν σε μια διαδικασία υποβολής προσφορών για την επιχείρηση της εταιρείας.Αυτό σημαίνει ότι η Διεύθυνση έχει τη δυνατότητα να ξεκινήσει και να επιβλέπει συμβόλαια προμήθειας που κλειδώνουν σε ειδικές τιμές για διάφορα αγαθά και υπηρεσίες, τουλάχιστον για μια δεδομένη χρονική περίοδο.Η Διεύθυνση μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτό το μοντέλο ως μέρος της προμήθειας προμηθειών, ή ακόμα και στις προμήθειες κατασκευής, εάν η εταιρεία ή ο δήμος ασχολείται με ένα οικοδομικό έργο.

Γενικά, τα προγράμματα προμηθειών είναι δομημένα για να λειτουργούν με ακεραιότητα και ειλικρίνεια.Υπάρχουν συνήθως μια σειρά από επιταγές και ισορροπίες ενσωματωμένα στο σύστημα για να καταστούν πιο δύσκολο να καταστρατηγηθούν οι καθιερωμένες διαδικασίες ή για άτομα που εργάζονται στο τμήμα για να λάβουν ειδική αποζημίωση σε αντάλλαγμα για σύμβαση προμηθευτή.Όπως συμβαίνει με οποιοδήποτε τμήμα ή τμήμα που ασχολείται με οικονομικά οποιουδήποτε τύπου, ένα τμήμα προμηθειών ελέγχεται σε τακτική βάση, κανονικά τουλάχιστον μία φορά το χρόνο.Αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι ακολουθούνται οι διαδικασίες και ότι όλες οι συναλλαγές διεξάγονται με τρόπο που είναι νόμιμο και ηθικό.