Bộ phận mua sắm là gì?

Một bộ phận mua sắm là một bộ phận hoặc bộ phận có trách nhiệm mua lại các hàng hóa và dịch vụ cần thiết để vận hành một công ty hoặc đô thị.Để hoàn thành trách nhiệm này, bộ phận thường được cấp quyền để đàm phán hợp đồng nhà cung cấp, hạn chế số tiền mua và tạo đơn đặt hàng để phù hợp với các yêu cầu được phê duyệt.Một bộ phận mua sắm cũng có thể được ủy quyền đưa ra các yêu cầu cho các đề xuất (RFP) để xác định các nhà cung cấp tốt nhất cho một hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể.Nhờ truyền thông hiện đại, có một số hệ thống mua sắm điện tử tuyệt vời có thể hỗ trợ một bộ phận trong chức năng hàng ngày là đặt hàng, theo dõi và nhận các hàng hóa và dịch vụ đó.Một trong những lợi thế chính của bộ phận mua sắm là tập trung chức năng mua lại giúp tiêu chuẩn hóa các thủ tục mua hàng.Điều này thường có thể dẫn đến việc kiểm soát tốt hơn quy trình kế toán, vì tất cả các đơn đặt hàng được thực hiện thông qua một cơ quan trung tâm, thay vì mỗi bộ phận hoặc bộ phận của doanh nghiệp hoặc một thực thể khác đặt hàng hàng hóa và dịch vụ.Với việc mua sắm diễn ra thông qua một đường ống, việc theo dõi chi phí và giữ chúng theo lý do sẽ dễ dàng hơn nhiều.Một lợi ích khác cho bộ phận mua sắm là khả năng mua khối lượng trên các mặt hàng cần thiết trong nhiều bộ phận.Ví dụ, các hệ thống mua sắm có thể theo dõi việc sử dụng vật tư văn phòng trong tất cả các bộ phận có thể giúp xác định có bao nhiêu ream của giấy cần thiết để giữ cho doanh nghiệp hoạt động trong một khung thời gian nhất định.Sử dụng dữ liệu này, các cá nhân tham gia mua mua hàng thường có thể chỉ huy đơn giá thấp hơn bằng cách đặt một đơn đặt hàng lớn với một nhà cung cấp, do đó tiết kiệm tiền của công ty.Điều này sẽ khó thực hiện nếu không có một số loại quy trình mua trung tâm.Không có gì lạ khi một bộ phận mua sắm cũng mời các nhà cung cấp tham gia vào một quy trình đấu thầu cho doanh nghiệp của công ty.Điều này có nghĩa là bộ phận có khả năng bắt đầu và giám sát các hợp đồng mua sắm khóa các mức giá đặc biệt cho các hàng hóa và dịch vụ khác nhau, ít nhất là trong một khoảng thời gian nhất định.Bộ phận này có thể sử dụng mô hình này như một phần của mua sắm nguồn cung cấp, hoặc thậm chí mua sắm xây dựng nếu công ty hoặc đô thị tham gia vào một dự án xây dựng.Nói chung, các chương trình mua sắm được cấu trúc để hoạt động với tính toàn vẹn và trung thực.Thông thường có một loạt các kiểm tra và số dư được tích hợp trong hệ thống để làm cho việc phá vỡ các thủ tục thành lập trở nên khó khăn hơn hoặc cho những người làm việc trong bộ phận để nhận bồi thường đặc biệt để đổi lấy hợp đồng nhà cung cấp.Như với bất kỳ bộ phận hoặc bộ phận nào liên quan đến tài chính thuộc bất kỳ loại nào, một bộ phận mua sắm được kiểm toán một cách thường xuyên, thường ít nhất một lần một năm.Điều này giúp đảm bảo các thủ tục được tuân thủ và tất cả các giao dịch được thực hiện theo cách vừa hợp pháp và đạo đức.