Apa itu Divisi Pengadaan?

Divisi pengadaan adalah departemen atau bagian yang memiliki tanggung jawab untuk memperoleh barang dan jasa yang diperlukan untuk mengoperasikan perusahaan atau kotamadya.Untuk memenuhi tanggung jawab ini, Divisi biasanya diberikan wewenang untuk menegosiasikan kontrak vendor, membatasi jumlah pembelian, dan menghasilkan pesanan pembelian untuk mencocokkan permintaan yang disetujui.Divisi pengadaan juga dapat diizinkan untuk mengeluarkan permintaan proposal (RFP) untuk mengidentifikasi vendor terbaik untuk barang atau layanan tertentu.Berkat komunikasi modern, ada sejumlah sistem pengolah-e yang sangat baik yang dapat membantu divisi dalam fungsi sehari-hari pemesanan, pelacakan dan menerima barang dan jasa tersebut.

Salah satu keuntungan utama dari divisi pengadaan adalah bahwa memusatkan fungsi akuisisi memungkinkan untuk membakukan prosedur pembelian.Hal ini sering dapat mengarah pada kontrol yang lebih baik dari proses akuntansi, karena semua pemesanan dilakukan melalui badan pusat, daripada setiap departemen atau divisi bisnis atau entitas lain yang memesan barang dan jasa sendiri.Dengan pengadaan yang terjadi melalui satu pipa, jauh lebih mudah untuk melacak pengeluaran dan menjaga mereka masuk akal.

Manfaat lain dari Divisi Pengadaan adalah kemampuan untuk melakukan pembelian volume pada barang yang diperlukan di banyak departemen.Misalnya, sistem pengadaan yang dapat melacak penggunaan pasokan kantor di semua departemen dapat membantu menentukan berapa banyak rim kertas yang diperlukan untuk menjaga operasional bisnis dalam kerangka waktu tertentu.Dengan menggunakan data ini, orang -orang yang terlibat dalam pengadaan pembelian biasanya dapat memerintahkan harga satuan yang lebih rendah dengan melakukan satu pesanan besar dengan vendor, sehingga menghemat uang perusahaan.Ini akan sulit dicapai tanpa semacam proses pembelian sentral.

Bukan hal yang aneh bagi divisi pengadaan untuk juga mengundang vendor untuk berpartisipasi dalam proses penawaran untuk bisnis perusahaan.Ini berarti bahwa divisi memiliki kemampuan untuk memulai dan mengawasi kontrak pengadaan yang mengunci tarif khusus untuk berbagai barang dan jasa, setidaknya untuk periode waktu tertentu.Divisi ini dapat menggunakan model ini sebagai bagian dari pengadaan pasokan, atau bahkan pengadaan konstruksi jika perusahaan atau kotamadya terlibat dalam proyek bangunan.

Secara umum, program pengadaan disusun untuk beroperasi dengan integritas dan kejujuran.Biasanya ada serangkaian cek dan keseimbangan yang dibangun ke dalam sistem untuk membuatnya lebih sulit untuk menghindari prosedur yang ditetapkan, atau bagi orang yang bekerja di dalam divisi untuk menerima kompensasi khusus dengan imbalan kontrak vendor.Seperti halnya departemen atau divisi mana pun yang berurusan dengan keuangan jenis apa pun, divisi pengadaan diaudit secara teratur, biasanya setidaknya setahun sekali.Ini membantu memastikan prosedur sedang diikuti dan bahwa semua transaksi dilakukan dengan cara yang legal dan etis.