Τι είναι ο εικονικός βοηθός γραφείου;

Ένας εικονικός βοηθός γραφείου είναι κάποιος που παρέχει όλες τις υπηρεσίες ενός βοηθού γραφείου, αλλά είναι φυσικά τοποθετημένη αλλού.Με τη δικτύωση υπολογιστών, τις κάμερες ιστού και τις τηλεφωνικές κλήσεις του συνεδρίου, είναι πλέον δυνατό για το προσωπικό να εργάζεται σε ένα ευρύ φάσμα άλλων τοποθεσιών, χωρίς αντίκτυπο στις σχέσεις των πελατών.Η λήψη της απόφασης για τον εικονικό βοηθό γραφείου είναι μεγάλη και υπάρχουν τρία στοιχεία που πρέπει να ληφθούν υπόψη: τα σύνολα δεξιοτήτων, η αξιοπιστία και η παρακολούθηση.Τα τυπικά καθήκοντα περιλαμβάνουν τη διαχείριση της αλληλογραφίας του γραφείου, την ολοκλήρωση των τηλεφωνικών κλήσεων, την απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την καταχώρηση των βασικών λογιστικών δεδομένων και την αλληλογραφία της εταιρείας.Εξερευνήστε τα διαθέσιμα προγράμματα και εργαλεία λογισμικού για να επιτρέψετε να γίνει αυτό το είδος εργασίας από άλλη τοποθεσία. Οι βοηθοί γραφείου έχουν συνήθως πτυχίο επιχειρήσεων ή διαχείρισης.Αναζητήστε κάποιον που είναι πολύ καλός με την τεχνολογία, τον εαυτό σας κίνητρο και ικανό να σκεφτεί ανεξάρτητα.Αυτό το άτομο θα πρέπει να έχει ενδιαφέρον για την εκμάθηση νέων πραγμάτων και είναι άνετα να εργάζονται ανεξάρτητα.

Ο βοηθός γραφείου είναι κεντρική στην οργάνωση οποιασδήποτε επιχείρησης.Η δυνατότητα εκχώρησης εργασιών με εμπιστοσύνη είναι κρίσιμη για την εξομάλυνση των καθημερινών λειτουργιών.Η αξιοπιστία είναι κρίσιμη και είναι ιδιαίτερα σημαντική όταν το άτομο εργάζεται από άλλη τοποθεσία.

Όταν χρησιμοποιείτε έναν εικονικό βοηθό γραφείου, η δυνατότητα παρακολούθησης της παραγωγικότητας γίνεται πιο σημαντική.Κοιτάξτε το διάφορο διαθέσιμο λογισμικό για να παρακολουθείτε τους χρόνους πρόσβασης στο δίκτυο υπολογιστών, το μήκος της σύνδεσης και την ποσότητα των μεταδιδόμενων δεδομένων.Παρακολουθήστε με τους πελάτες και τους πωλητές για να διαπιστώσετε εάν οι τηλεφωνικές κλήσεις διαχειρίζονται επαγγελματικά με αποτελεσματικό τρόπο.

Η παρακολούθηση της παραγωγικότητας είναι προς το συμφέρον του εργαζομένου και του εργοδότη σε μια απομακρυσμένη ρύθμιση εργασίας.Καταργεί όλες τις ερωτήσεις και τις ανησυχίες σχετικά με την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών.Είναι πολύ σημαντικό να ενημερωθείτε για όλους τους υποψηφίους εργασίας ότι τα εργαλεία παρακολούθησης της παραγωγικότητας θα χρησιμοποιηθούν σε αυτή τη θέση.

Υπάρχει ένας αυξανόμενος αριθμός επιχειρήσεων τηλεπικοινωνιών που παρέχουν υπηρεσίες βοηθού γραφείου εικονικών γραφείων.Αυτές οι εταιρείες διαθέτουν ένα κατάλογο ειδικευμένου προσωπικού και περιστρέφουν το έργο μέσα σε αυτήν την ομάδα για να εξασφαλίσουν πλήρη κάλυψη.Είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση της παραγωγικότητας των εργαζομένων και για όλες τις δραστηριότητες παρακολούθησης.Η εισαγωγή σε μια εικονική ρύθμιση μπορεί να σώσει τον χώρο γραφείων, το υλικό και το κόστος υποστήριξης τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα.Το ενδιαφέρον για αυτό το είδος της ρύθμισης εργασίας αυξάνεται και είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μειωθεί ο χρόνος μετακίνησης, η ενίσχυση της παραγωγικότητας της εργασίας και η βελτίωση της ευελιξίας των εργαζομένων.