Τι είναι ο εξωτερικός έλεγχος;

Οι εξωτερικοί έλεγχοι είναι οι έλεγχοι των οικονομικών αρχείων που διεξάγονται από λογιστή ή λογιστική εταιρεία που είναι εντελώς ανεξάρτητη από τον πελάτη.Μπορεί να διεξαχθεί εξωτερικός έλεγχος σχετικά με τα οικονομικά αρχεία ενός ατόμου, επιχειρηματικής, μη κερδοσκοπικής οργάνωσης, κυβέρνησης ή οποιουδήποτε άλλου τύπου νομικής οντότητας.Οι έλεγχοι αυτού του τύπου μπορούν να παραγγελθούν από έναν ρυθμιστικό οργανισμό ή να διεξάγονται κατόπιν αιτήματος του ατόμου, των επιχειρήσεων ή του οργανισμού, ως μέσο διασφάλισης της τήρησης των τυπικών λογιστικών πρακτικών.

Η αξία ενός εξωτερικού ελέγχου υπάρχει επειδή ο λογιστής που διεξάγει την αξιολόγηση των οικονομικών αρχείων θεωρείται πάνω από οποιοδήποτε είδος προκατάληψης ή προκατάληψης.Θεωρητικά, αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι ο έλεγχος μπορεί να προχωρήσει χωρίς πιθανότητα να λάβει χώρα και ότι το τελικό αποτέλεσμα του ελέγχου είναι πλήρης και πλήρως ακριβής.Συχνά, ένας εξωτερικός έλεγχος διεξάγεται τουλάχιστον ετησίως, αφού οι λογιστικοί επαγγελματίες που είναι υπάλληλοι της επιχείρησης ή του οργανισμού έχουν πραγματοποιήσει έναν εσωτερικό έλεγχο.Αυτή η προσέγγιση δύο επιπέδων για την αξιολόγηση των λογιστικών αρχείων καθιστά σχεδόν αδύνατο για τις παρατυπίες στα οικονομικά αρχεία να παραμείνουν ανεξερεύνητα.

Δεν είναι ασυνήθιστο για τους οργανισμούς και τις επιχειρήσεις να περιλαμβάνουν διατάξεις για έναν εξωτερικό έλεγχο σε έγγραφα όπως οι εντολές ενσωμάτωσης ή οι κανονισμοί που διέπουν έναν οργανισμό.Αυτό ισχύει ιδιαίτερα σε μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς που βασίζονται σε συνεισφορές από μέλη και άλλους δωρητές προκειμένου να λειτουργήσουν.Συχνά, τα ευρήματα του ελέγχου διατίθενται στα μέλη και σε άλλα, επιτρέποντας την καταγραφή των δωρεών και τον τρόπο με τον οποίο τα συλλεγόμενα κεφάλαια χρησιμοποιήθηκαν για να είναι διαφανή.Σήμερα, δεν είναι ασυνήθιστο για τις θρησκευτικές οργανώσεις καθώς και για άλλους τύπους μη κερδοσκοπικών οργανισμών να έχουν συνηθισμένους εξωτερικούς ελέγχους και τα αποτελέσματα που δημοσιεύονται προς όφελος της γενικής συμμετοχής και για όποιον ενδιαφέρεται να συνδεθεί με τον οργανισμό.

Η διαδικασία προετοιμασίας για έναν εξωτερικό έλεγχο είναι κάπως απλοποιημένη ακολουθώντας μια απλή λίστα ελέγχου ελέγχου.Μια λίστα με αυτόν τον τύπο μπορεί να ληφθεί από την επιχείρηση που έχει προγραμματιστεί να διεξάγει τον έλεγχο.Σε μεγαλύτερους οργανισμούς, υπάρχει συχνά μια επιτροπή ελέγχου που κατηγορείται για το έργο της αναθεώρησης της λίστας ελέγχου και διασφαλίζοντας ότι όλα τα λογιστικά αρχεία διατίθενται στον εξωτερικό ελεγκτή ή σε μεγαλύτερο προσωπικό ελέγχου, εάν ο οργανισμός διαθέτει πολλαπλές τοποθεσίες και θυγατρικές.Σήμερα, η χρήση του λογισμικού διαχείρισης ελέγχου μπορεί να επιταχύνει τη διαδικασία διεξαγωγής του πραγματικού εξωτερικού ελέγχου, καθιστώντας πολύ πιο εύκολο τα προφανή ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν και να επιλυθούν σε σύντομο χρονικό διάστημα.Ένα αποτελεσματικό πακέτο λογισμικού μπορεί να επιτρέψει στην τελική δήλωση από τους ελεγκτές να σημειώσουν τυχόν διορθώσεις και να είναι σε θέση να υπογράψουν τα λογιστικά αρχεία ως πλήρως συμμορφωμένα με τους τρέχοντες κανονισμούς καθώς και τις τυπικές λογιστικές πρακτικές.