Τι είναι ένα αρχείο απογραφής;

Ένα αρχείο απογραφής περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον τύπο και το ποσό του αποθέματος που διαθέτει μια οντότητα.Αυτό περιλαμβάνει το απόθεμα στο χέρι, το απόθεμα που είναι σε παραγγελία και το απόθεμα που βρίσκεται σε αναμονή για εργασία σε εξέλιξη.Είναι επίσης γνωστό ως αρχείο αποθεμάτων.

Ένα τυπικό αρχείο απογραφής μπορεί να βρεθεί είτε σε χειροκίνητο είτε αρχείο υπολογιστή.Η πολυπλοκότητά της εξαρτάται από το μέγεθος της εταιρείας, την ποικιλία των προϊόντων που υποβάλλονται σε επεξεργασία και τον όγκο παραγωγής.Πολλά αρχεία αποθέματος θα έχουν μια περιγραφή κάθε κομμάτι και πληροφορίες σχετικά με την τοποθεσία, την ποσότητα και τον αριθμό ταυτοποίησης.

Μια συνολική εγγραφή αποθέματος περιέχει δεδομένα σχετικά με όλα τα στοιχεία που είναι σε απόθεμα.Δεν περιλαμβάνει άλλες προϋποθέσεις.Αυτή είναι συνήθως η βάση από την οποία μπορούν να γίνουν άλλα είδη αρχείων αποθεμάτων.

Ένα αρχείο απογραφής μπορεί επίσης να αντιπροσωπεύει αντικείμενα σε απόθεμα που σύντομα θα τεθούν σε παραγωγή.Αυτό βοηθά να δοθεί σε μια εταιρεία μια ιδέα ως προς το πότε πρέπει να παραγγείλετε, εκτός από την παρακολούθηση της κανονικής ροής των υλικών.Βοηθά επίσης έναν οργανισμό για να καθορίσει ποιο ποσοστό των αποθεμάτων χρησιμοποιείται ανά πάσα στιγμή και αν υπάρχει πάρα πολύ αδρανής απογραφή.Αυτό μπορεί να διευκολύνει τον προσδιορισμό του ποσού του αποθέματος και έτσι να μειώσει το κόστος διατήρησης της υπερβολικής απογραφής.Αυτό το αρχείο μπορεί επίσης να βοηθήσει μια εταιρεία να διατηρήσει επαρκές απόθεμα, αποκαλύπτοντας εάν το απόθεμα είναι ή όχι τακτικά για να διατηρηθεί η παραγωγή να λειτουργεί ομαλά.Μπορεί να είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να προσδιοριστεί εάν παραγγέλλονται αρκετές αποθέματα, εκτός από τη δημιουργία ενός χρονοδιαγράμματος για τις αναμενόμενες παραδόσεις.

Ένα αρχείο αποθεμάτων θα παρακολουθεί επίσης τις αλλαγές στο απόθεμα.Αυτό περιλαμβάνει το ποσό των μετοχών στο χέρι, τα αντικείμενα που εμπλέκονται και τα εξερχόμενα αντικείμενα.Κάθε στοιχείο παρακολουθείται και, ανάλογα με το σύστημα, τα στοιχεία μπορούν να οργανωθούν με τον τύπο

Υπάρχουν αρκετές χρήσεις για ένα αρχείο αποθεμάτων, από την παροχή πληροφοριών για τα καθημερινά οικονομικά μέχρι την προετοιμασία των ετήσιων φόρων.Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον σχεδιασμό της στρατηγικής, τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας του κόστους των εργασιών και την παρακολούθηση του όγκου παραγωγής.Με την κατανόηση του πού διατηρείται κάθε κομμάτι, είναι δυνατόν να βελτιωθεί η αποτελεσματικότητα των εργασιών με την αναδιάταξη και τη διατήρηση των αποθεμάτων στην τοποθεσία που είναι πιο ευεργετική για την παραγωγή.Ένα αρχείο απογραφής μπορεί επίσης να βοηθήσει μια εταιρεία για να διασφαλίσει ότι το απόθεμα δεν σπαταληθεί, κλαπεί, καταστραφεί ή με άλλο τρόπο μη κερδοφόρο.