Hồ sơ kiểm kê là gì?

Một hồ sơ kiểm kê chứa thông tin về loại và số lượng cổ phiếu mà một thực thể sở hữu.Điều này bao gồm hàng tồn kho trên tay, hàng tồn kho được đặt hàng và hàng tồn kho đang bị giữ cho công việc đang tiến hành.Nó còn được gọi là hồ sơ chứng khoán. Một bản ghi hàng tồn kho điển hình có thể được tìm thấy trong một tệp thủ công hoặc máy tính.Sự phức tạp của nó phụ thuộc vào quy mô của công ty, sự đa dạng của các sản phẩm được xử lý và khối lượng sản xuất.Nhiều hồ sơ hàng tồn kho sẽ có một mô tả về từng mảnh và thông tin về vị trí, số lượng và số nhận dạng của nó.Một hồ sơ kiểm kê tổng thể chứa dữ liệu về tất cả các mục trong kho.Nó không bao gồm bất kỳ điều kiện khác.Đây thường là cơ sở mà từ đó các loại hồ sơ hàng tồn kho khác có thể được thực hiện. Một hồ sơ kiểm kê cũng có thể chiếm các mặt hàng trong kho sẽ sớm được đưa vào sản xuất.Điều này giúp cung cấp cho một công ty một ý tưởng về việc khi nào nên đặt hàng lại, ngoài việc theo dõi dòng vật liệu thường xuyên.Nó cũng giúp một tổ chức xác định bao nhiêu phần trăm cổ phiếu được sử dụng tại bất kỳ thời điểm nào và liệu có quá nhiều hàng tồn kho nhàn rỗi hay không.Điều này có thể giúp dễ dàng xác định số lượng cổ phiếu để giữ trong tay và do đó giảm chi phí duy trì hàng tồn kho dư thừa.Hồ sơ này cũng có thể giúp một công ty duy trì đầy đủ cổ phiếu bằng cách tiết lộ liệu hàng tồn kho có đủ thường xuyên có sẵn để tiếp tục sản xuất hoạt động trơn tru hay không.Nó có thể là một cách hiệu quả để xác định xem có đủ cổ phiếu hay không, ngoài việc thực hiện một dòng thời gian cho việc giao hàng dự kiến. Một hồ sơ kiểm kê cũng sẽ theo dõi các thay đổi trong hàng tồn kho.Điều này bao gồm số lượng cổ phiếu trên tay, các mặt hàng Ingoing và các mặt hàng đi.Mỗi mục được theo dõi và, tùy thuộc vào hệ thống, các mục có thể được tổ chức theo loại. Có một số cách sử dụng cho một hồ sơ kiểm kê, từ việc cung cấp thông tin về tài chính hàng ngày để chuẩn bị thuế hàng năm.Nó có thể được sử dụng để lập kế hoạch chiến lược, cải thiện hiệu quả chi phí của các hoạt động và để theo dõi khối lượng sản xuất.Bằng cách hiểu nơi mỗi mảnh được giữ, có thể cải thiện hiệu quả của các hoạt động bằng cách sắp xếp lại và duy trì cổ phiếu ở vị trí có lợi nhất cho sản xuất.Một hồ sơ kiểm kê cũng có thể giúp một công ty đảm bảo rằng hàng tồn kho không bị lãng phí, bị đánh cắp, hư hỏng hoặc không có lợi.