Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι θέσεων εργασίας διοικητικών βοηθών;

Οι διοικητικοί βοηθοί εκτελούν ένα ευρύ φάσμα γραμματειακών καθηκόντων για τη διευκόλυνση της ροής της οργάνωσης και της παραγωγικότητας σε ένα επαγγελματικό ή επιχειρηματικό περιβάλλον, συνήθως σε ένα γραφείο.Ωστόσο, οι περισσότερες θέσεις εργασίας του διοικητικού βοηθού απαιτούν δεξιότητες και επίπεδο επαγγελματισμού που εκτείνεται πολύ πέρα από τον τυπικό ρόλο των γραμματείων.Όπως υποδηλώνει ο τίτλος, τα πρωταρχικά καθήκοντα των διοικητικών βοηθών σχετίζονται σε μεγάλο βαθμό με την πλευρά της διοίκησης της εταιρείας ή του οργανισμού με στόχο την παροχή βοήθειας στο προσωπικό του ανώτερου και του εκτελεστικού επιπέδου.

Ακόμα, οι περισσότεροι διοικητικοί βοηθοί θέσεις εργασίας περιλαμβάνουν ένα ορισμένο βαθμό καθηκόντων που έχουν γραφική φύση, όπως η απάντηση στα τηλέφωνα, ο καθορισμός ραντεβού, η πληκτρολόγηση της αλληλογραφίας, η κατάθεση κλπ.Τα αρχεία και άλλες κοσμικές εργασίες που είναι απαραίτητες για τη βασική διαχείριση γραφείων.Ωστόσο, οι διοικητικοί βοηθοί αναμένεται γενικά να είναι εξίσου ικανοί να χρησιμοποιούν μια ποικιλία συστημάτων λογισμικού και βάσης δεδομένων, καθώς και να επιδεικνύουν εξαιρετικές δεξιότητες επικοινωνίας και διαχείρισης έργων.Από την άποψη αυτή, πολλές θέσεις εργασίας διοικητικών βοηθών περιλαμβάνουν την ανάληψη ευθυνών μεγαλύτερων συνεπειών, όπως ο συντονισμός των εμπορικών εκθέσεων, η διεξαγωγή παρουσιάσεων και η δημιουργία διαφόρων υλικών μάρκετινγκ.

Πολλές θέσεις εργασίας του διοικητικού βοηθού απαιτούν γνώση και δεξιότητες σχετικές με έναν εξειδικευμένο τομέα.Για παράδειγμα, ορισμένοι διοικητικοί βοηθοί εκτελούν διπλό καθήκον ως εκτελεστικοί γραμματείς, ιατρικοί γραμματείς ή νομικοί βοηθοί.Τα βασικά καθήκοντα της λειτουργίας ενός γραφείου παραμένουν ομαλά τα ίδια, αλλά αυτές οι θέσεις περιλαμβάνουν επίσης δεξιότητες ειδικές για τη βιομηχανία, όπως ανάλυση δεδομένων, καταγραφή ιστοριών ασθενών ή σύνταξη νομικών εγγράφων.Πρόσθετες θέσεις εργασίας διοικητικών βοηθών που απαιτούν εξειδίκευση στην ακίνητη περιουσία, την ασφάλιση, την έρευνα και την ανάπτυξη, την κυβέρνηση, την εκπαιδευτική και πολλές άλλες αγορές.Γίνετε βοηθός διοικητικής χρήσης.Στην πραγματικότητα, πολλοί άνθρωποι προετοιμάζονται για το ρόλο, επιμένοντας με την κατάρτιση στην εργασία σε διάφορους τύπους γραφείων και την επεξεργασία των τάξεων για μια χρονική περίοδο.Ωστόσο, υπάρχουν διαθέσιμες επαγγελματικές πιστοποιήσεις για θέσεις εργασίας διοικητικών βοηθών, τουλάχιστον στις Η.Π.Α., για παράδειγμα, η Διεθνής Ένωση Διοικητικών Επαγγελματιών προσφέρει τον ορισμό του Certified Administrative Professional (CAP).Άλλοι οργανισμοί παρέχουν κατάρτιση και πιστοποίηση σχετικών με ορισμένα επαγγέλματα, όπως ο διαπιστευμένος νομικός γραμματέας (ALS) και οι πιστοποιήσεις του Επαγγελματικού Γραμματέα (PLS) που προσφέρονται από την Εθνική Ένωση Νομικών Γραμματείων.