Các loại công việc trợ lý hành chính khác nhau là gì?

Trợ lý hành chính thực hiện một loạt các nhiệm vụ thư ký để tạo điều kiện cho dòng tổ chức và năng suất trong môi trường chuyên nghiệp hoặc hướng đến doanh nghiệp, thường là trong môi trường văn phòng.Tuy nhiên, hầu hết các công việc trợ lý hành chính đều đòi hỏi các kỹ năng và mức độ chuyên nghiệp vượt ra ngoài vai trò điển hình của các thư ký.Như tiêu đề ngụ ý, các nhiệm vụ chính của các trợ lý hành chính chủ yếu liên quan đến phía quản lý của công ty hoặc tổ chức với mục tiêu hỗ trợ nhân viên cấp cao và điều hành.

Tuy nhiên, hầu hết các công việc trợ lý hành chính đều liên quan đến một mức độ nhất định của các nhiệm vụ có tính tự nhiên, chẳng hạn như trả lời điện thoại, thiết lập các cuộc hẹn, đánh máy thư từ, nộp đơn, v.v.Hồ sơ và các công việc trần tục khác cần thiết cho quản lý văn phòng cơ bản.Tuy nhiên, các trợ lý hành chính thường được dự kiến sẽ thành thạo như sử dụng nhiều hệ thống cơ sở dữ liệu và phần mềm máy tính, cũng như thể hiện các kỹ năng quản lý dự án và giao tiếp đặc biệt.Về vấn đề này, nhiều công việc trợ lý hành chính liên quan đến việc đảm nhận trách nhiệm về hậu quả lớn hơn, chẳng hạn như điều phối các triển lãm thương mại, tiến hành thuyết trình và tạo ra các tài liệu tiếp thị tài sản thế chấp khác nhau.

Nhiều công việc trợ lý hành chính đòi hỏi kiến thức và kỹ năng liên quan đến một lĩnh vực chuyên ngành.Ví dụ, một số trợ lý hành chính thực hiện nhiệm vụ kép với tư cách là thư ký điều hành, thư ký y tế hoặc trợ lý pháp lý.Các nhiệm vụ cơ bản của việc điều hành một văn phòng vẫn giữ nguyên, nhưng các vị trí này cũng liên quan đến các kỹ năng cụ thể cho ngành, chẳng hạn như phân tích dữ liệu, ghi lại lịch sử bệnh nhân hoặc soạn thảo các tài liệu pháp lý.Các công việc trợ lý hành chính bổ sung yêu cầu chuyên môn hóa tồn tại trong bất động sản, bảo hiểm, nghiên cứu và phát triển, chính phủ, giáo dục và nhiều thị trường khác. Nói chung, không có trình độ đào tạo hoặc giáo dục tiêu chuẩn nào ngoài bằng tốt nghiệp trung học được yêu cầutrở thành trợ lý hành chính.Trên thực tế, nhiều người chuẩn bị cho vai trò bằng cách kiên trì đào tạo tại chỗ trong các loại thiết lập văn phòng khác nhau và làm việc với các cấp bậc trong một khoảng thời gian.Tuy nhiên, có các chứng chỉ chuyên nghiệp có sẵn cho các công việc trợ lý hành chính, ít nhất là ở Hoa Kỳ, ví dụ, Hiệp hội các chuyên gia hành chính quốc tế cung cấp việc chỉ định chuyên gia hành chính được chứng nhận (CAP).Các tổ chức khác cung cấp đào tạo và chứng nhận liên quan đến một số ngành nghề nhất định, chẳng hạn như Chứng chỉ Bộ trưởng Pháp lý (ALS) và Thư ký Pháp lý (PLS) được công nhận do Hiệp hội Thư ký Pháp lý Quốc gia cung cấp.