Τι κάνει ένας βοηθός γραφείου;

Ένας βοηθός back office εκτελεί εργασίες που απαιτούνται για τη διοίκηση μιας επιχείρησης, συνήθως υπό την επίβλεψη ενός υπευθύνου back office ή, σε μικρά γραφεία, ακριβώς κάτω από τους επαγγελματίες ή τους επαγγελματίες που προσφέρουν υπηρεσίες.Το έργο ενός βοηθού back office εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το είδος της επιχείρησης για τον οποίο εργάζεται.Σε πολλά γραφεία πίσω, ένας βοηθός μπορεί να είναι υπεύθυνος για την ολοκλήρωση των βασικών ή ακόμα και των προηγμένων εργασιών διαχείρισης γραφείων και των εργασιών λογιστικής.Στα ιατρικά ή οδοντιατρικά γραφεία, οι βοηθοί μπορούν να εκτελούν βασικές εργαστηριακές εργασίες, να προετοιμάσουν δείγματα για δοκιμές ή να κωδικοποιούν ιατρικά αρχεία για την ασφάλιση τιμολόγησης. Σε πολλές επιχειρήσεις, ορισμένοι εργαζόμενοι ενδέχεται να έχουν την ευθύνη για συνεργασία με πελάτες και πελάτες καθώς και με το ευρύ κοινό.Αυτό το προσωπικό συχνά λέγεται ότι εργάζεται στο μπροστινό γραφείο.Τα μέλη του προσωπικού που επικεντρώνονται στην εκτέλεση υπηρεσιών υποστήριξης και διοικητικών υπηρεσιών που διατηρούν την επιχείρηση σε λειτουργία, αλλά έχουν λίγες συναλλαγές με τους πελάτες και τους πελάτες θεωρούνται προσωπικό back office.Ο αριθμός των εργαζομένων και η ποικιλία και η πολυπλοκότητα των καθηκόντων τους είναι διαφορετικός σε κάθε back office.Εάν υπάρχουν περισσότεροι από ένας υπάλληλοι σε ένα συγκεκριμένο γραφείο, συνήθως τουλάχιστον ένα άτομο ενεργεί ως διευθυντής που επιβλέπει το έργο των άλλων.Εάν το back office αποτελείται από διάφορα διαφορετικά τμήματα, καθένα από τα οποία εργάζεται κάτω από διαφορετικό διαχειριστή, ένας βοηθός back office μπορεί να εκτελέσει ένα σχετικά στενό φάσμα καθηκόντων μέσα σε αυτό το τμήμα.Κάθε βοηθός back office μπορεί να επικεντρωθεί στην παροχή βοήθειας στο τμήμα στην εκτέλεση αυτών των απαραίτητων καθηκόντων.Για παράδειγμα, ένας βοηθός back office μπορεί να είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση υπολογιστικών φύλλων σε όλα ή ορισμένα από τα οικονομικά των επιχειρήσεων.Ο βοηθός θα αναφέρει τότε στον διευθυντή του, ο οποίος μπορεί να είναι λογιστής, ελεγκτής ή επικεφαλής λογιστής.Εκείνοι που εκτελούν άλλους, γενικότερους τύπους καθηκόντων γραφείου μπορούν να αναφέρουν σε έναν υπεύθυνο γραφείου.

Τα προσόντα ως βοηθός γραφείου ποικίλλουν ανάλογα με τα καθήκοντα που εκτελούνται καθώς και τη φύση του γραφείου.Σε πολλές περιπτώσεις, ένας βοηθός back office που εργάζεται στη διοίκηση γραφείων αναμένεται να έχει τουλάχιστον ένα δίπλωμα γυμνασίου και να ασχολείται με διάφορους τύπους τυποποιημένου λογισμικού γραφείου.Εκείνοι που εκτελούν πιο εξειδικευμένα καθήκοντα, όπως η λογιστική, μπορεί να χρειαστεί να έχουν κάποιο είδος πιστοποίησης ή εκπαίδευσης στη διαχείριση υπολογιστικών φύλλων.Οι υπάλληλοι του ιατρικού γραφείου πρέπει συνήθως να έχουν ακόμη πιο εξειδικευμένες δεξιότητες και κατάρτιση σε τομείς όπως εργαστηριακή εργασία ή ιατρική χρέωση.