Τι κάνει ένας προσωπικός γραμματέας;

Τα γενικά καθήκοντα εργασίας ενός γραμματέα μπορεί να ποικίλουν και ένας ειδικός τύπος γραμματέα που εργάζεται αποκλειστικά για ένα άτομο είναι γνωστός ως προσωπικός γραμματέας.Αυτός ο υπάλληλος θα διαδραματίσει ρόλο υποστήριξης που τείνει στις επαγγελματικές ανάγκες ενός ατόμου, συνήθως ενός εκτελεστικού ή άλλου σημαντικού οργανωτικού ηγέτη και όχι σε μια ομάδα ανθρώπων μέσα σε ένα γραφείο.Τα συγκεκριμένα καθήκοντα εργασίας ενός προσωπικού γραμματέα μπορεί να περιλαμβάνουν τη διατήρηση ενός χρονοδιαγράμματος, την επικοινωνία με τους πωλητές, την κράτηση ταξιδιών, την οργάνωση συναντήσεων, τη διατήρηση της επαφής με τον Τύπο και πολλά άλλα.αλλαγές στον εργοδότη.Μεγάλο μέρος του έργου του γραμματέα μπορεί να πραγματοποιηθεί σε ένα γραφείο και αυτός ή αυτή μπορεί να είναι υπεύθυνος για την κατάθεση γραφειοκρατίας, την παρακολούθηση των τιμολογίων και άλλων εγγράφων πληρωμής, την απάντηση σε τηλεφωνήματα και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τη συνάντηση με πελάτες ή άλλους επισκέπτες γραφείου και στοΟρισμένες περιπτώσεις επιβλέπουν ακόμη και ένα προσωπικό βοηθών.Εκτός από το γραφείο, ένας προσωπικός γραμματέας μπορεί να ταξιδέψει με έναν εργοδότη, να κρατήσει τις κρατήσεις και τις πτήσεις του ξενοδοχείου και να τείνει σε άλλες επαγγελματικές ανάγκες του εργοδότη ενώ βρίσκεται έξω από το γραφείο.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο προσωπικός γραμματέας θα έχει εργαστεί σε μια συγκεκριμένη βιομηχανία ή γραφείο για πολλά χρόνια ως γραμματέας εισόδου ή μεσαίου επιπέδου πριν προχωρήσει.Πολλοί γραμματείς κερδίζουν μεταδευτεροβάθμια πιστοποιητικά προκειμένου να γίνουν καλύτερα κατάλληλα για θέσεις υψηλότερης ευθύνης.Μπορεί επίσης να χρειαστεί να κερδίσετε ορισμένα προσόντα που είναι συγκεκριμένα για μια βιομηχανία.Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν ο προσωπικός γραμματέας θα χειριστεί γραφειοκρατία που αφορά άμεσα τη βιομηχανία.Σε ιατρικό περιβάλλον, για παράδειγμα, ο γραμματέας μπορεί να χρειαστεί να λάβει μια τάξη στην ιατρική ορολογία, ώστε να κατανοεί διάφορους όρους που χρησιμοποιούνται για την ταξινόμηση ορισμένων γραφειοκρατικών εργασιών.Οι γραμματείς του νόμου θα πρέπει να κατανοήσουν διάφορους τύπους νομικής ορολογίας προκειμένου να διαχειριστεί γραφειοκρατία ή άλλη αλληλογραφία που αφορά τη δουλειά. "Είναι σημαντικό ο προσωπικός γραμματέας να είναι εξαιρετικά προσαρμόσιμος, καθώς οι ευθύνες του μπορούν να αλλάξουν τη στιγμή σε στιγμή.Η δουλειά μπορεί να είναι αρκετά υψηλό άγχος σε ορισμένες ρυθμίσεις και ορισμένοι εργοδότες θα είναι πολύ πιο απαιτητικοί από τους άλλους.Η ικανότητα να επικοινωνεί αποτελεσματικά είναι απαραίτητη, καθώς ο Γραμματέας θα ξοδέψει μεγάλο μέρος του χρόνου του συντονισμού με άλλους, αλληλεπιδρώντας με το κοινό και διαχείριση αλληλογραφίας για λογαριασμό του εργοδότη ή των εργοδοτών της.Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο γραμματέας μπορεί να παρακολουθήσει περισσότερους από έναν εργοδότες, πράγμα που σημαίνει ότι θα πρέπει να εξισορροπήσει πολλαπλούς φόρτους εργασίας.